ทีมแผนกบุคคลสร้างไฟล์เอกสารที่รวบรวมข้อมูลองค์กร หรือข้อกำหนด นโยบายต่างๆ ไว้ในที่เดียว ซึ่งสามารถดูประวัติการใช้งาน และรักษาข้อมูลไว้ได้อย่างง่ายดาย ด้วยเครื่องมือจาก G Suite

Tools: Google Docs, Google Forms

วันนี้เรามีไอเดียในการประยุกต์ใช้ G Suite ในองค์กรมาฝากกัน ครั้งนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างไฟล์เอกสาร คู่มือสำหรับพนักงาน เป็นศูนย์กลางที่สามารถให้พนักงานเข้ามาดูได้ ลองให้ฝ่ายบุคคลเขียนข้อกำหนด นโยบายองค์กร และหลักเกณฑ์ต่างๆ ไว้ใน Google Docs จัดหมวดหมู่ หัวข้อ หรือสารบัญแสนง่ายด้วยฟีเจอร์ต่างๆ ภายใน Docs อย่างตาราง แทรกรูปภาพ หรือการทำตัวอักษรธรรมดาให้เป็นหัวข้อใหญ่ (Heading) นอกจากนี้พนักงานคนอื่นในฝ่ายบุคคลยังสามารถเพิ่มเนื้อหา และคอมเมนต์ลงไปในไฟล์เอกสารนั้นๆได้ แม้ในขณะที่พนักงานอีกคนกำลังพิมพ์อยู่ เมื่อพนักงานต้องการดูคู่มือนั้น ก็แค่ให้กรอกแบบฟอร์มคำร้องออนไลน์ใน Google Forms เพียงแค่ส่งลิงก์ไฟล์เอกสารให้ พนักงานก็สามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

BENEFITS

• ทีม HR สามารถแก้ไขข้อมูลในคู่มือให้เป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ และยังสามารถดูประวัติการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้อีกด้วย
• เก็บประวัติการแก้ไขไฟล์เอกสารได้อย่างกว้างขวาง อย่างเช่น วันที่ที่มีการแก้ไข หรือข้อมูลคนที่แก้ไข เป็นต้น