จากข้อมูลรายงานคุณภาพอากาศทางสื่อต่างๆ ที่ได้ออกมาประกาศว่าดัชนีคุณภาพอากาศ (Air Quality Index : AQI) อยู่ในระดับสูงเกินกว่า 100 หลายแห่งทั่วกรุงเทพฯ และปริมณฑล แสดงให้เห็นว่าค่าความเข้มข้นของมลพิษทางอากาศมีค่าเกินมาตรฐานและคุณภาพอากาศในวันนี้เริ่มมีผลกระทบต่อสุขภาพของทุกคน ทางบริษัทดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด เล็งเห็นถึงความสำคัญของเรื่องสุขภาพพนักงานเป็นหลัก จึงออกนโยบายระยะสั้นคือ ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ตามความเหมาะสม (Work From Home) เราลองมาดูเหตุผลหลักๆ กันว่า ทำไมพนักงาน Dmit ถึงสามารถใช้นโยบายนี้ได้
ที่มารูปภาพ – AirVisual
Digital Transformation Era
เหตุผลหลักที่ทีมงาน Dmit สามารถใช้นโยบาย Work From Home ได้เนื่องจาก Dmit มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการทำให้ระบบการทำงานทั้งหมดเป็นไปในรูปแบบดิจิตัล บริษัทของเราจึงเลือกใช้ระบบ G Suite เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน ลดข้อจำกัดในเรื่องของเวลาและสถานที่ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ โดยแอปพลิเคชันใน G Suite ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นภาพได้ชัดเจนมากขึ้น วันนี้เราจะยกตัวอย่างแอปพลิเคชันที่พวกเราใช้ทำงานกันจริง ขณะที่พนักงานแต่ละคนกำลังอยู่ที่บ้าน
Case 1: นัดหมายการประชุมออนไลน์
เราสามารถเช็ควันและเวลาว่างของพนักงานแต่ละคนด้วย Google Calendar เพื่อลดเวลาในการทำตารางนัดหมายในรูปแบบเดิม จุดเด่นหลักของ Google Calendar คือเราสามารถนัดหมายการประชุมทางออนไลน์ได้ โดยการสร้างอีเว้นท์ขึ้นมาใน Calendar เชิญพนักงานที่เกี่ยวข้องให้เข้าร่วม เมื่อถึงวันเวลาที่นัดหมาย เราสามารถคลิกลิงก์เพื่อเริ่มวิดีโอคอลผ่าน Hangouts Meet ได้โดยตรงจาก Calendar เลย
Case 2: การประชุมแบบระยะไกล
ในระหว่างที่พนักงานแต่ละคนทำงานกันคนละสถานที่ เราจึงเลือกใช้ Google Hangouts ใน G Suite ในการแชท พูดคุย ส่งข้อความ หรือประชุมผ่านวีดีโอคอล มากกว่านั้นยังสามารถแชร์หน้าจอหรือแชร์ไฟล์เอกสารให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นหรือแก้ไขงานไปพร้อมกันแบบ real time ข้อดีของ Google Hangouts คือ สามารถประชุมผ่านวีดีโอพร้อมกันได้ถึง 25 user และสามารถเก็บบันทึกบทสนทนาไว้ได้นานเท่าที่ต้องการ สามารถใช้ Hangouts ได้ทั้งระบบ iOS และ Android
อ่านต่อ – Google Hangouts คืออะไร
Case 3: การทำงานบนเอกสารเดียวกันแบบ Real Time
พนักงานแต่ละคนสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันไปพร้อมๆ กันได้ โดยที่ให้พนักงานคนหนึ่งสร้างไฟล์เอกสารขึ้นมา แล้วแชร์สิทธิ์ผ่าน Google Drive ไปยังพนักงานคนอื่นๆ ให้สามารถทำอะไรกับไฟล์นั้นได้บ้าง จะให้ดูเอกสารได้ คอมเม้นต์ได้ หรือแก้ไขได้ เพียงเท่านี้ทุกคนที่เข้าถึงไฟล์นี้ได้ก็จะสามารถทำงานร่วมกันได้แบบ Real Time คุณจะเห็นเคอร์เซอร์ของแต่ละคนว่ากำลังอยู่ในเอกสารหน้าไหน หรือกำลังพิมพ์อะไร นอกจากนี้ยังเข้าไปดูประวัติการแก้ไขของไฟล์เอกสาร ว่าใครเป็นคนแก้ในจุดไหนและหากมีการแก้ไขที่ผิด ผู้ใช้งานยังสามารถกู้ไฟล์เอกสารรูปแบบเดิมก่อนถูกแก้มาเป็นเวอร์ชั่นปัจจุบันได้ ซึ่งแอปพลิเคชันใน G Suite ทุกอย่างสามารถแชร์ให้กันได้ อย่างเช่น Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms ฯลฯ
อ่านต่อ – Google Drive ทำอะไรได้บ้าง – เหตุผลที่เลือกใช้ Google Docs – Google Sheets คืออะไร
เพียงเท่านี้ทีมงานของเราก็สามารถทำงานร่วมกันได้แม้อยู่ที่บ้าน ไม่ต้องฝ่าวิกฤติฝุ่นพิษออกไปออฟฟิศแล้วล่ะครับ ยังมีเครื่องมือ ฟีเจอร์ และฟังก์ชันอื่นๆ ที่เราใช้ทำงานร่วมกัน ทั้งสามข้อที่เรายกนำมาเสนอนั้นเป็นเพียงแค่ตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ เท่านั้น เห็นได้ชัดแล้วว่า G Suite มีประโยชน์ในการทำงานอย่างไร และทำไมองค์กรต่างๆ ถึงเลือกใช้ G Suite เพื่อเพิ่มศักยภาพระบบการทำงานภายในองค์กร เพราะ G Suite ไม่ได้โดดเด่นแต่เรื่องความปลอดภัยของระบบอีเมล แต่จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้เต็มประสิทธิภาพไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เวลาใดก็ตาม
สถานการณ์ในปัจจุบันคุณภาพอากาศยังคงไม่ดีเท่าที่ควร ครอบครัว Dmit ขอให้ทุกท่านรักษาสุขภาพ สวมใส่หน้ากากอนามัย N95 หรือสวมหน้ากากแบบปกติสองชั้นทุกครั้งเมื่อเดินทางออกนอกบ้าน ด้วยรักและห่วงใย
