โดย ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ , CEO บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
วันนี้ผมได้พูดสองหัวข้อในงาน Event ที่ Google Thailand เรื่องแรกได้พูดถึงวิธีการเติมไฟในการทำงานแบบ Google ครับ
จุดเริ่มคือเคยสังเกตุไหมครับว่าหนึ่งในสาเหตุที่บุคลากรในองค์กรของเราเริ่มออกอาการเซ็งและหมดไฟคือเรามีกระบวนการในการทำงานที่ไม่มีมูลค่าถึงร้อยละ 70 เนื่องจากเป็นงานที่ต้องเสียเวลาในการเตรียมข้อมูล ต้องปิงปองไปกลับระหว่างเพื่อนร่วมงาน ต้องเดินเอาเอกสารไปให้ ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นต์ และต้องเก็บเอกสารเป็นตั้งๆ เพราะกลัวตรวจสอบไม่ได้ หรือแม้แต่ต้องเดินทางมาประชุมด้วยการฝ่ารถติดเข้ามา โดยที่ทำงานเป็นเรื่องเป็นราวอาจจะแค่ 30% ที่เหลือเป็นการเสียเวลาในกระบวนการโดยทั้งนั้น
เหตุว่าทำไม Google ถึงได้เป็นองค์กรนวัตกรรมระดับโลก เพราะ Google เน้นในเรื่องแค่สามเรื่องคือ 1) เน้นการทำงานแข่งกับเวลา 2) มีกระบวนการขั้นตอนในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เข้าใจ pain points ของผู้ใช้งาน และ 3) การแบ่งปันข้อมูลในการทำงานร่วมกัน ซึ่งหากเรามีเครื่องมือในการทำให้ทั้งสามเรื่องเกิดขึ้นได้ง่าย เท่ากับว่าเวลาที่ต้องสูญเสียไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่องในการพูดคุย การแก้งานไปมา การแชร์ข้อมูลเดียวกันก็จะหายไปอย่างมหาศาล ซึ่ง Google ได้ใช้ G Suite ในการเป็นเครื่องมือการทำงานในชีวิตประจำวันนั่นเอง
เอาเข้าจริงหลายองค์กรมักจะเข้าใจผิดคิดว่าการทำ Digital Transformation คือการใช้เงินแก้ปัญหาด้วยการซื้อเครื่องมือเทคโนโลยี (Technology) มาใช้งานในองค์กร แต่องค์กรจำนวนมากได้ลืมปัจจัยอีกสองอย่างที่ละเลยเสมอในการทำ Digital Transformation ขององค์กร นั่นก็คือ
1. People และ 2. Process!!!!
ทั้งสองอย่างประกอบกับ 3. Technology จึงจะทำให้การทำ Digital Transformation ในองค์กรเกิดขึ้นได้จริง เพราะตอนนี้คนรวยสุดคือทรัพย์ศรีไทยที่รับจ้างเก็บเอกสารกองพะเนินให้เราอยู่
การทำ Digital Transformation ในองค์กรจะประกอบไปด้วยสามเรื่องคือ 1) Technology 2) People และ 3) Process ฟังดูจะรู้ว่ามันไม่จบแค่ใช้เงินซื้อเทคโนโลยีเหมือนกับที่หลายหน่วยงานทั้งรัฐและเอกชนเข้าใจคำว่า Thailand 4.0 ว่ารีบๆ ไปหาระบบงานมารองรับ ทั้งกระบวนการทำงานและการวิเคราะห์ข้อมูล เสร็จแล้วก็จบแล้ว แต่นั่นเรากำลังพูดแค่ในมุมของ Technology เท่านั้น
ในมุมที่สองที่ผมเกริ่นไว้คือมุมของ People หรือคน นั่นคือการฝึกอบรมทำให้คนมีความรู้ความเข้าใจในการทำงานบนเครื่องมือ Technology ให้รู้ว่าทำยังไงให้ใช้งานได้อย่างคุ้มค่า อ่อ แล้วก็อย่าลืมฝึกเรื่อง Mindset ในการยอมรับการเปลี่ยนแปลงในสิ่งที่ดีกว่าด้วยนะครับ
แต่ยากที่สุด เห็นทีจะไม่พ้นเรื่องของ Process เพราะมันคือการที่องค์กรจะต้องเปลี่ยน Process วิธีการทำงานด้วย ซึ่งอยู่ดีๆ คงไม่มีใครจะเปลี่ยน ถ้าไม่มีคนเห็น Pain Points หรือจุดที่องค์กรหรือคนทำงานเบื่อแบบสุดๆ แล้ว เมื่อไหร่จะมีคนมาช่วยแก้ให้สักที และมีผู้บริหารระดับสูงมาช่วยฟันธงว่าเราจะทำงานยังไงบน Technology ที่เอาเข้ามาใช้ แล้วเราก็จะมีคำถามต่อมาว่า ถ้าจะเปลี่ยน Process จะมีวิธีการอย่างไรบ้าง เดี๋ยวมาอ่านกันต่อนะครับ
พอมีคำถามว่าเราจะใช้เทคโนโลยีที่ทำให้เร่าทำงานร่วมกัน (Collaboration) ร่วมกันได้อย่างเร็วขึ้นแล้ว เราจะเริ่มที่เอามาแก้ปัญหาตรงไหนก่อนดี คำตอบก็คือต้องใช้กระบวนการที่เรียกว่า TransformationLabs เข้ามาช่วยนั่นเอง
นับเป็นความสามารถระดับโลกของทีมงานที่คิด G Suite ออกมา ที่เราสามารถปรับกระบวนการทำงานไปเรื่อยๆ แบบต้นทุนต่ำสุดในสามโลกแล้ว เพราะถ้ากรณีปกติเราลงทุนระบบอะไรสักอย่างต้องลงทุนทั้งเงิน แรง และเวลาในการเก็บความ้องการ แล้วก็พัฒนาระบบ แต่พออยากปรับที ก็ต้องรื้อกันใหม่ แต่ G Suite ก็แค่มาตกลง template การทำงานกันใหม่ ก็แค่นั่นเอง (ถ้าตกลงกันได้)
การทำ Transformation Labs ก็คือการประยุกต์วิธีของ Design Thinking มาช่วยค้นหาปัญหาที่แท้จริงออกมา แล้วมาช่วยกันจัดกลุ่มปัญหาว่าปัญหาไหนที่แก้ง่าย และมีประโยชน์กับองค์กรมาก เราก็เลือกออกมาทำก่อน ด้วยการดูว่าเครื่องมือไหนของ G Suite สามารถเข้าไปใช้ในการลดขั้นตอนและเอกสารได้บ้าง แล้วเราจะออกแบบหน้าตาของไฟล์ในการทำงานร่วมกันอย่างไรได้บ้าง จากนั้นก็นำมาทดลองใช้จริง แบบนำร่องในองค์กรก่อนบางส่วนงานเพื่อให้บุคลากรคุ้นชินและเป็นตัวอย่างของการนำเครื่องมือดีๆ แบบ G Suite ไปประยุกต์ใช้ในองค์กรอย่างทั่วถึง
เท่านี้เราก็สามารถทำ Digital Transformation ทั่วทั้งองค์กรได้อย่างง่ายๆ แล้วครับ
