ในการประกอบธุรกิจ คนทั่วไปจะได้รับอีเมลโดยเฉลี่ยประมาณ 120 ฉบับต่อวัน หลายคนจึงรู้สึกว่าการควบคุมและจัดการกล่องข้อความนั้นเป็นไปได้ยาก แต่ G Suite มีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับช่วยจัดระเบียบให้คุณ ภายใน Gmail มีลูกเล่นมากมายที่จะให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจาก G Suite ในบทความนี้ทางกูเกิ้ลมีเคล็ดลับดีๆ เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้นจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
Tip 1: สร้างอีเมลแล้วค่อยส่งที่หลัง ด้วยการตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้า
1. เมื่อคุณสร้างและเขียนอีเมลเสร็จเรียบร้อยแล้ว คลิกที่ลูกศรด้านขวาของปุ่ม “Send” แล้วเลือก “Schedule send”
2. เลือกวันที่ และเวลาที่คุณต้องการ
3. คุณจะเห็นช่องใหม่ด้านซ้านที่ชื่อว่า Scheduled ขึ้นมา ซึ่งคุณสามารถดูอีเมลที่ตั้งเวลาส่งล่วงหน้าได้ จะเปลี่ยนเวลา หรือยกเลิกการส่งก็ทำได้เช่นกัน
Tip 2: Send & Archive
การเก็บอีเมล หรือ Archive คือ การเก็บอีเมลเข้าไปในพื้นที่ หรือคลังเก็บอีเมลทั้งหมด คุณสามารถเลือกเก็บอีเมลบางฉบับ (หรือหลายๆ ฉบับ) เข้าคลัง เพื่อไม่ให้รู้สึกรกหน้ากล่องขาเข้าได้
1. ไปที่การตั้งค่าใน Gmail คลิกที่แท็บ General ด้านบน แล้วเลือก Show ‘Send & Archive’
2. เสร็จแล้วกดบันทึกการเปลี่ยนแปลง เวลาตอบกลับอีเมลคุณจะเห็นปุ่มส่งแบบใหม่เพิ่มขึ้นมา เท่านี้คุณก็จะสามารถส่งและเก็บอีเมลได้ในคราวเดียวกัน
Tip 3: สร้างอีเว้นท์ใน Google Calendar จากอีเมลด้วยคลิกเดียว
1. เมื่อคุณอยู่ในหน้าอีเมล ให้คลิกที่จุดสามจุดแล้วคลิก “Create event”
2. แท็บหน้าต่าง Google Calendar จะเด้งขึ้นมาใหม่ ชื่อหัวข้ออีเมลนั้นๆ ก็จะกลายเป็นชื่ออีเว้นท์ด้วย รวมถึงชื่อที่อยู่อีเมลที่คุณส่ง “ถึง” หรือ “สำเนาถึง” จะถูกเพิ่มเป็นแขกรับเชิญของอีเว้นท์ และเนื้อหาอีเมลจะถูกฝังอยู่ในคำอธิบายของอีเว้นท์ สะดวกสบายสุดๆ เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของวันที่ และเวลา คลิก “Save” ก็เป็นอันเรียบร้อย
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
