ห่างไกล COVID 19 ด้วยเทคโนโลยีช่วยทำงานจากบ้าน (Work From Home)
ตอนนี้คงไม่มีท่านผู้อ่านท่านใดที่ไม่รู้จักไวรัสโคโรน่าสายพันธุ์ใหม่ หรือ COVID 19 ที่กระทบสวัสดิภาพและความปลอดภัยของท่านผู้อ่าน ซึ่งตอนนี้หลายท่านกำลังวิงเวียนศีรษะมาก เพราะว่างานก็ต้องทำ ธุรกิจก็ต้องเดิน ชีวิตและความปลอดภัยของพนักงานก็ต้องดูแล ชีวิตมันช่างยากเหลือเกิน ทำให้หลายองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนต่างก็มีนโยบายในการให้พนักงานทำงานจากบ้านเป็นบางวัน หรือที่เราเรียกกันว่า Work from home นั่นเอง แต่โจทย์ที่ยากที่สุดในการให้พนักงานทำงานจากบ้านคือจะทำงานอย่างไร ให้ประสิทธิภาพการทำงานไม่ตก เพราะปัญหาคือการนั่งทำงานที่บ้าน ทำให้เราไม่สามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของเรา (Collaboration) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้านึกภาพไม่ออกก็ลองจินตนาการนะครับว่า เราจะแก้ไขปัญหาอย่างไร หากเกิดเหตุการณ์ดังนี้…
- ถ้าเราต้องใช้ไฟล์เอกสารสักอย่างที่เราเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือวางบนโต๊ะที่บริษัท แต่เราไม่สามารถเดินทางไปได้จะทำงานได้อย่างไร
- เราต้องประชุมกับเพื่อนร่วมงานที่ต้องให้เพื่อนนำเสนอเอกสารในรูปแบบสไลด์ แล้วแนะนำให้แก้ไขในเอกสารบางจุดแบบไม่สามารถขีดเขียนอะไรเพิ่มเติมได้ เพราะต่างคนต่างนั่งทำงานที่บ้านตัวเอง
- จะนัดประชุมงานเพื่อระดมสมองกัน แต่อยู่กันคนละที่ ต้องใช้โทรศัพท์โทรหากันแล้วเชื่อมสายกัน โทรนัดกันให้วุ่นวาย เพราะไม่ได้นั่งใกล้กัน นัดกันง่ายๆ
- เพื่อนร่วมงานต้องทำงานด้วยกันเพื่อส่งรายงานให้หัวหน้า แต่ต่างคนต่างอยู่กันคนละที่ มีข้อมูลผิดที่หน้า 15 ของรายงาน แต่ไม่รู้จะอธิบายหรือช่วยแก้ไขอย่างไร เลยต้องโทรบอกเพื่อนให้ส่งรายงานมาทางอีเมล จากนั้นแก้ไฟล์ส่งเมลกลับไปให้ แต่ตอนหลังพบว่ามีที่ผิดเพิ่มเติมจนต้องทำแบบเดิมซ้ำๆวนไป
- จะไปหาลูกค้าเพื่อนำเสนองาน แต่ช่วงนี้ลูกค้ากลัวไม่อยากให้พบ หรือเราก็ไม่ทราบว่าลูกค้าไปประเทศสุ่มเสี่ยงมาหรือไม่ แต่ของก็ต้องขาย งานก็ต้องนำเสนอ
- ฯลฯ
อันที่จริงแล้วปัญหาข้างต้นในการทำงานจากบ้าน หรือ Work from home สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ด้วยเทคโนโลยีที่มีต้นทุนต่ำอย่าง G Suite ของ Google โดยที่ธุรกิจหรือองค์กรไม่ต้องลงทุนในเทคโนโลยีวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ หรือไฟล์เซิร์ฟเวอร์ หรือลงทุนในระบบเครือข่าย ให้เปลืองเงินลงทุนมหาศาลในสภาวะวิกฤติเช่นนี้ โดย G Suite จะช่วยองค์กรให้พนักงานสามารถ Work from home บนเทคโนโลยีที่เหมือนกับองค์กรระดับโลกทั้งหลาย ด้วยการทำงานหลักๆ 4 อย่างด้วยกัน
เชื่อมต่อสื่อสาร
ช่วยองค์กรเชื่อมการสื่อสารของพนักงานเข้าด้วยกันผ่านอีเมลองค์กร (Gmail) ปฏิทิน (Calendar) ระบบแชท (Hangout Chat) และระบบประชุมทางไกลหรือคอนเฟอร์เรนซ์ (Hangout Meet) ที่ทำให้การสื่อสารหรือการนัดหมายระหว่างเพื่อนพนักงานและลูกค้าทำได้ง่ายขึ้น
สร้างไฟล์เอกสารร่วมกัน
พนักงานในองค์กรสามารถสร้างไฟล์เอกสารในรูปแบบไฟล์เอกสาร (Doc) ไฟล์ชีท (Sheets) สไลด์ (Slides) บนระบบของ G Suite และเปิดไฟล์เอกสารหรือแก้ไขไฟล์ที่เราคุ้นเคยที่อยู่ในรูปแบบของไมโครซอฟต์ได้ ซึ่งไฟล์เหล่านี้ สามารถให้เพื่อนร่วมงานทำงานพร้อมกัน หรือแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ โดยที่ไม่ต้องส่งไฟล์กลับไปกลับมาผ่านอีเมล เนื่องจากทุกคนทำงานผ่านระบบของ Google G Suite
เข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่
พนักงานในองค์กรสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใด ผ่าน Google Drive ที่เก็บข้อมูลอยู่บนระบบคลาวด์ (Cloud) นั่นหมายถึงไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใด ก็สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารต่างๆ ผ่านออนไลน์และบนโทรศัพท์มือถือได้ แบบไม่ต้องพก Thumbdrive หรือถือคอมพิวเตอร์แบบพกพาไปไหนด้วยตลอดเวลา
ควบคุมและตรวจสอบการใช้งาน
ตรงนี้จะเป็นสิ่งที่ตอบว่าทำไมองค์กรธุรกิจจึงไม่ใช้อีเมลฟรีที่เป็น Gmail เพราะข้อมูลขององค์กรสำคัญที่สุด ถ้าองค์กรใช้อีเมลแบบฟรี นั่นหมายถึงเมื่อพนักงานลาออก ข้อมูลการทำงานขององค์กรก็จะอันตธารหายไปกับพนักงาน หรือบางครั้งเราต้องการควบคุมความปลอดภัยของเอกสารหรือข้อมูล sensitive ไม่ให้พนักงานส่งต่อให้คนภายนอก เราก็ไม่สามารถทำได้ด้วยระบบที่ให้ใช้บริการฟรี ซึ่งตรงนี้ G Suite สามารถป้องกันปัญหาได้
ด้วยเทคโนโลยีระดับโลกข้างต้น องค์กรจะช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบ Work from home ได้ราวกับทำงานในที่ทำงานเดียวกัน ด้วยเงินลงทุนที่ต่ำ เพราะมีค่าใช้จ่ายตามจำนวนพนักงาน
หลายท่านที่มีความกังวลว่า G Suite จะคุ้มค่าในทางธุรกิจหรือไม่ ซึ่งองค์กรวิจัยด้านไอทีระดับโลกอย่าง Gartner และจากการสำรวจของลูกค้า Google เอง ได้พบว่าต้นทุนขององค์กรในการทำงานได้ลดลงไปกว่าร้อยละ 15 เพราะพนักงานทำงานร่วมกัน (Collaboration) มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน อีกทั้งรายได้ขององค์กรก็เพิ่มขึ้น เนื่องจากพนักงานสามารถทำงานร่วมกันในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น
Varanyu Suchivoraphanpong
CEO – Demeter ICT
Work from home สบายๆ สไตล์ G Suite
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ของ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
