ผ่านมาแล้วครึ่งปี หลาย ๆ ท่านอาจจะต้องรวบรวมข้อมูลการทำงานที่ผ่านมาแล้วสรุปรายงานต่าง ๆ ให้เจ้านายได้วิเคราะห์ข้อมูลกัน ใช้เวลาหมดไปเป็นวัน ๆ กับการเตรียมข้อมูลจากระบบในองค์กรที่หลากหลาย รวมทั้งข้อมูลตารางจาก Excel ที่แต่ละแผนกได้จัดทำและเราต้องมานั่งรวบรวมข้อมูล จับสูตรใส่ลงไปเพื่อให้ข้อมูลได้ผลมาตามต้องการ รวมถึงการสร้างกราฟแสดงผลสรุปข้อมูลส่งให้เจ้านายของคุณได้เอาไปดูกันอย่างง่ายดาย
ในการสร้างรายงานประจำปี รายงานประจำเดือน หรือรายงานประจำวัน คงปฏิเสธไปไม่ได้ที่จะมีการเก็บข้อมูลแบบ spreadsheet ไว้ เพราะการจัดการข้อมูลที่สะดวก มีสูตรช่วยการคำนวณที่รวดเร็ว และยังนำข้อมูลไปสร้างกราฟได้ไม่ยากมากนัก หากท่านมีการเก็บข้อมูลในลักษณะนี้อยู่แล้วนั้น การปรับเปลี่ยนเครื่องมือในการสร้างกราฟข้อมูลก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
Data Studio อีกหนึ่งเครื่องมือของ Google ที่ช่วยในการสร้างกราฟแสดงผลข้อมูลแบบ interactive ที่ท่านสามารถเลือกกรองข้อมูลที่ต้องการได้ด้วยตนเอง สามารถสร้างให้แสดงผลลัพธ์จากหลายแหล่งที่มา มารวมกันที่เดียว ทำให้การติดตามการเคลื่อนไหวของข้อมูลมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบ collaboration ที่ให้ท่าน เพื่อนร่วมงาน และเจ้านายหรือหัวหน้าของท่านใช้กราฟสรุปผลข้อมูลเดียวกันได้
การใช้งาน Data Studio ด้วยวิธีการ 3 ขั้นตอน ทำได้ดังนี้
- เตรียมไฟล์ข้อมูลบน Google Sheets (ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลตัวอย่างได้ที่นี่ คลิก)
- เปิดโปรแกรม Google Data Studio (datastudio.google.com) แล้วเลือก สร้างรายงาน (Create report)
- กำหนดแหล่งข้อมูลของท่าน (Create New Data Source) เลือกการเชื่อมต่อข้อมูลจาก Google Sheets แล้วเลือกชื่อไฟล์ข้อมูลของท่าน พร้อมทั้งเลือกชื่อแผ่นงาน (Workbook) ที่ท่านต้องการ
- Data Studio จะทำการอ่านข้อมูลใน Spreadsheet ของท่าน และได้สร้างข้อมูลชุดใหม่บน Data Studio ท่านสามารถตรวจสอบ หรือแก้ไขชื่อหัวข้อของข้อมูลตามที่ท่านต้องการได้ เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วเลือก Add to Report
- เมื่อท่านเชื่อมต่อกับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว การนำไปใช้งานอยู่ที่ความเหมาะสม และความสวยงามได้เลย เครื่องมือที่ท่านควรรู้ไว้ ประกอบด้วย
- Add Chart จะรวบรวมประเภทของการแสดงผลข้อมูลไว้ ท่านสามารถเลือกการแสดงผลที่ต้องการ แล้วกำหนดการเชื่อมต่อข้อมูลตรงส่วน Data (ด้านขวา)
- Filter Control เป็นตัวสร้างรูปแบบตัวกรองให้ผู้ใช้งานกราฟแสดงผลของท่านได้สะดวกมากยิ่งขึ้น
- Schedule Email Delivery ทำให้การส่งรายงานประจำวัน ประจำเดือนได้สะดวกมากยิ่งขึ้น เพราะท่านสามารถตั้งค่าใน Data Studio ให้ทำการส่งรายงานเป็นประจำได้อีกด้วย
เพียงเท่านี้ท่านก็สามารถนำข้อมูลตารางอันน่าปวดหัวมาแสดงผลในกราฟที่สวยงามมากยิ่งขึ้น และยังให้ผู้ใช้งานผลข้อมูลเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการดูได้ด้วยตนเอง ท่านสามารถเปิดดูตัวอย่างรายงานที่เสร็จแล้วได้ที่นี่ คลิก
ถ้าจะให้สะดวกมากยิ่งขึ้นลองเปลี่ยนวิธีการทำงานจาก Excel มาอยู่บน Google Sheets จะทำให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นทางของท่านไปนำเสนอในข้อมูลชุดใหม่บน Data Studio อีกด้วย
Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
