คุณเชื่อหรือไม่ว่า พนักงานคือสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดขององค์กร ยิ่งพนักงานใหม่ของคุณคุ้นเคยกับระบบองค์กรมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและยังสามารถสร้างผลงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้อีกด้วย เราลองมาดูกันดีกว่าว่าทางกูเกิ้ลมีเคล็ดลับดีๆ อะไรบ้างในการสร้างความคุ้นเคยระหว่างพนักงานใหม่กับองค์กร ด้วยระบบอีเมล G Suite

1. เช็คลิสต์การสร้างความคุ้นเคยใน Team Drives

เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกคุ้นเคยกับองค์กรได้รวดเร็วยิ่งขึ้น สร้างแหล่งข้อมูลส่วนกลางอย่างเช็คลิสต์ต่างๆ ประวัติองค์กร ใน Google Keep หรือ Google Docs

สมาชิกใหม่ในทีมของคุณสามารถติดตามสิ่งที่ต้องทำจาก Keep ได้ โดยการสร้างโน้ตใน Keep และเลือก “Show checkboxes” ใส่ข้อมูลสิ่งที่ต้องทำลงไป อย่างเช่น “วัตถุประสงค์โครงการ” “ประชุมทีมเพื่อติดตามผล” เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเข้ามาดูข้อมูลนั้นได้เลย

คำแนะนำ: Keep สามารถเชื่อมข้อมูลกับ Docs ได้โดยตรง โดยการเลือกไฟล์โน้ตที่ต้องการ แล้วเลือก “Copy to Google Docs”

นอกจากนี้คุณยังสามารถเตรียมประวัติองค์กรที่ละเอียดขึ้นสำหรับเพื่อนร่วมทีมของคุณใน Docs จัดทำรายการโครงการที่จะเกิดขึ้น กำหนดรายการการดำเนินการ หรือรวมเนื้อหาอ้างอิงอื่น ๆ เช่น เบอร์ติดต่อภายใน เมื่อคุณสร้างแหล่งข้อมูลเหล่านี้แล้วอย่าลืมบันทึกข้อมูลเหล่านั้นลงใน Team Drive ซึ่งเป็นไดรฟ์ของส่วนกลาง เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเข้ามาค้นหา หรืออัปโหลดไฟล์เพื่อใช้ในทีมได้

2. สร้างช่องทางในการสร้างความคุ้นเคยด้วย Google Sites

คุณสามารถสร้างช่องทางการศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรให้พนักงานด้วย Google Sites ซึ่งเป็นเครื่องมือสร้างไซต์ง่ายๆ โดยที่คุณไม่ต้องเขียนโค้ดเลย นอกจากนี้ Sites ยังสามารถซิงค์กับแอปตัวอื่นจาก G Suite อย่าง Drive และ Calendar ได้อีกด้วย

3. ยื่นคำร้องขอเข้าใช้อุปกรณ์และระบบเกี่ยวกับ IT ด้วย Google Forms

แอปจาก G Suite ช่วยให้แผนกไอทีขององค์กรคุณสามารถจัดเตรียมอุปกรณ์หรือติดตั้งระบบให้พนักงานใหม่ ได้ด้วย Google Forms และ Google Sheets

หากคุณคือผู้จัดการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล ลองใช้ Google Forms ในการยื่นคำร้องไปยังแผนกไอทีเพื่อขอติดตั้งอุปกรณ์หรือระบบต่างๆ สำหรับพนักงานใหม่ อย่างคอมพิวเตอร์ คีย์บอร์ด โทรศัพท์ หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่แผนกไอทีสามารถดึงข้อมูลจากใน Forms นั้น มาใส่ลงใน Sheets และดูรายละเอียดคำร้องขอต่างๆได้แบบเรียลไทม์

4. แนะนำพนักงานใหม่ให้คนในทีมรู้จักด้วย Google+

ในช่วง 2-3 วันแรกของการทำงาน แน่นอนว่าการจำชื่อและใบหน้าพนักงานคนอื่นๆ เป็นเรื่องยากมาก ลองใช้ Google+ เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่สามารถทำความรู้จักกับทุกคนในทีมได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยการไปที่ Google+ แล้วคลิก Communities> Yours> Create a community จากนั้นกรอกชื่อ Community ที่คุณต้องการ และยังสามารถระบุได้ว่าใครสามารถเข้ามาดูได้บ้าง เชิญพนักงานใหม่เข้ามายัง Community จากนั้นก็โพสต์สิ่งต่างๆเพื่อสร้างความคุ้นเคยกันได้เลย

และนี่ก็คือเคล็ดลับ 4 ข้อดีๆ สำหรับการใช้ G Suite ในการสร้างความคุ้นเคยระหว่างพนักงานใหม่กับระบบขององค์กร เห็นไหมว่า G Suite เป็นมากกว่าระบบอีเมล และใช้งานง่าย ไม่ยากอย่างที่คุณคิด ติดต่อเราผู้ให้บริการ G Suite เพื่อขอคำแนะนำและรายละเอียดการใช้งานจากเราได้เลยค่ะ

ที่มา – Google Blog