ระบบเช็คชื่อในช่วงเวลา Work from Home
สวัสดีท่านผู้อ่านที่เคารพรัก ใน ณ สถานการณ์ปัจจุบันนี้ผมเชื่อว่าหลายๆ องค์กรได้นำแผนกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continuity Plan) หรือ BCP นำมาใช้กันอย่างจริงจัง ก่อนหน้านี้หลายๆ องค์กรอาจจะมองว่า BCP ก็เพียงแผนการทำงานตัวหนึ่งที่วางแผนไว้เพื่อให้ผ่านตามข้อบังคับ หรือเทรนด์ของธุรกิจที่พึงจะมี แต่วันนี้คงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าแผนที่เกิดขึ้นนั้นได้นำมาใช้กันอย่างกว้างขวาง สำหรับองค์กรใดที่ได้วางแผนอย่างรอบคอบก็จะทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง เพียงการปรับพฤติกรรมของบุคลากรอีกไม่มากนัก แต่สำหรับองค์กรใดที่ไม่ได้วางแผนไว้อย่างรอบคอบ คราวที่ก็เป็นอีกเหตุการณ์หนึ่งที่จะทำให้เราได้ตั้งใจวางแผนกันมากขึ้นละคราวนี้
BCP ตัวช่วยคือ เทคโนโลยี
สำหรับ BCP ในความเข้าใจที่เรามองกันกว้างๆ ก็น่าจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ได้แก่ แผนการดำเนินธุรกิจขององค์กรที่ช่วยให้ดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง หรือให้เข้าใจง่ายๆ คือ เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับกระบวนภายในองค์กร รวมถึงการเก็บข้อมูลสำคัญขององค์กรไว้ สำหรับแผนนี้เกือบทุกองค์กรมีการวางรากฐานไว้ให้ดีอยู่แล้ว เพราะมันคือสมองของการทำงาน แต่อีกกลุ่มหนึ่งที่หลายๆ องค์กรคาดไม่ถึงคือ แผนการทำงานของพนักงานในองค์กรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ว่าจะต้องเผชิญกับอุปสรรคใดๆ นับว่าเป็นส่วนน้อยที่องค์กรจะได้วางแผนการดำเนินงานส่วนนี้ไว้
ในบทความนี้จะกล่าวถึงประสบการณ์ที่เราสามารถนำเครื่องมือไปประยุกต์เพื่อตอบโจทย์ของการวางแผนการทำงานของพนักงานภายในองค์กรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ต้องยอมรับโดยปริยายครับ ว่าทุกวันนี้การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home (บทความ: ตัวอยู่บ้าน แต่งานไปต่อได้ ) เป็นที่ได้รับการกล่าวถึงกันมาก จนติดเทรนด์ของ Google เลยทีเดียว
Q: “เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานของเราทำงานจริงหรือเปล่า? เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม? ทำงานที่บ้านนี่เราจะไม่เสียค่าจ้างฟรีใช่ไหม?”
คงเป็นคำถามยอดฮิตที่ทำให้ผู้บริหารหลายๆ ท่านลังเลใจ แต่ต้องบอกว่าเมื่อใดเกิดสถานการณ์บังคับ เราก็จำเป็นที่ต้องยอมรับกับสิ่งที่ตามมา สำหรับคำถามยอดฮิตข้างต้นคงไม่มีใครปฏิเสธได้ว่าถ้าเอาคำถามทั้งหมดมาตั้งแล้วหาคำตอบ คำตอบที่ได้นั้นมันไม่ได้เกิดขึ้นสมบูรณ์ 100% อยู่แล้ว แต่เราต้องยอมปล่อยวางบางอย่าง เพื่อให้งานส่วนใหญ่ของเราได้ผลลัพธ์มาดีมากขึ้น และสิ่งสำคัญของการตอบโจทย์แบบ Work from Home คือ “ความเชื่อใจ”
Q: “เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม?”
คำถามนี้น่าจะเป็นคำถามที่ง่ายที่สุดที่จะหาทางออก แต่ผลลัพธ์ที่เข้ามาก็ไม่ต่างอะไรกับ คุณให้พนักงานมาทำงานตามเวลางาน แล้วปล่อยให้เขาทำอะไรก็ได้ตามอำเภอใจ สำหรับเครื่องมือปัจจุบันที่เราจะนำมาตอบโจทย์ของการเช็คความพร้อมของการทำงานก็มีมากมายหลายรูปแบบ อย่าง Google ก็มีเครื่องมือที่ใช้เวลาสร้างไม่ถึง 5 นาทีก็สามารถสร้างระบบเช็คชื่อขึ้นมาได้แล้ว อย่าง Google Forms ที่คนส่วนใหญ่รู้จักว่ามันคือแบบสำรวจออนไลน์ (Online Survey) ที่สามารถสร้างแบบสอบถามให้ผู้คนตอบแบบสอบถาม แล้วลดระยะเวลางานของการรวบรวมไป
วิธีสร้างระบบเช็คชื่อในช่วงเวลา Work From Home
สร้างระบบเช็คชื่อด้วย Google Forms
เราก็ใช้ตัว Google Forms มาเป็นการประยุกต์เป็นระบบเช็คชื่อ ด้วยความสามารถของ Google Forms ที่เราสามารถกำหนดให้พนักงานกรอกข้อมูลยืนยันตัวตนไม่ว่าจะเป็นรหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน หรืออีเมลก็เป็นตัวบ่งบอกว่าบุคคลผู้นี้คือใคร เมื่อมีการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดส่งข้อมูลไปข้อมูลก็จะเด้งไปยังระบบที่บอกถึงวัน และเวลาของการกดส่งข้อมูล เพียงเท่านี้คุณก็จะเช็คชื่อได้แล้วว่าพนักงานของคุณมาทำงานแล้วหรือยัง
เห็นไหมครับ ใช้เวลาไม่ถึง 5 นาทีคุณก็สร้างแบบฟอร์มนี้สำเร็จแล้ว แต่จริงๆ แล้วหากคุณลองวิเคราะห์ดีๆ แบบฟอร์มนี้จะมีช่องโหว่ที่เลขประจำตัวพนักงานใครก็ได้ที่สามารถกรอกแทนได้ จริงครับแล้วทำอย่างไรที่ทำให้แบบเช็คชื่อนี้ใช้ได้ปลอดภัยมากขึ้น ใน Google Forms จริงๆ แล้ว เราสามารถตั้งค่าให้แบบฟอร์มนี้ทำงานเก็บอีเมล และกำหนดให้คนที่สามารถส่งข้อมูลเช็คชื่อได้ต้องเป็นคนในองค์กรเท่านั้น เพียงหัวข้อนี้ก็ทำให้ผู้ใช้งานต้องทำการลงชื่อเข้าใช้อีเมลจึงจะสามารถกดตอบให้ได้ เพิ่มความยุ่งยากที่ผู้ถูกฝากลงทะเบียนไม่อยากหาเหาใส่หัวแล้ว
ความแตกต่างที่เราเห็นได้ชัดคือแบบฟอร์มเช็คชื่อมีความเรียบง่ายกว่าเดิมในการใส่ข้อมูล เพราะถ้าเราลงชื่อเข้าใช้ผ่านทางอีเมล ระบบก็จะรู้ว่าเราคือใครแล้วเมื่อเราส่งข้อมูลไป ในผลลัพธ์การเช็คชื่อก็จะเก็บอีเมลของเราเข้ามาให้โดยอัตโนมัติ
เก็บฐานข้อมูลด้วย Google Sheets
แล้วถ้าเราต้องการต่อยอดให้สามารถชี้แจงรายละเอียดได้ว่าพนักงานแต่ละทีม แต่ละแผนกมาทำงานกี่คน เราก็ประยุกต์กับ Google Sheets ที่เก็บฐานข้อมูลของพนักงานไว้ ประกอบด้วย ชื่อ นามสกุล อีเมล และแผนก เพียงเท่านี้เราก็สามารถบอกได้แล้วว่าพนักงานมาทำงานกี่คน แล้วใครมาตรงเวลา หรือมาสายบ้าง
ซึ่งวิธีการสร้างเพื่อให้สามารถทำให้เกิดเป็นระบบเช็คชื่อเช่นนี้เราสามารถใช้ความสามารถของสูตร (Formula) ใน Google Sheets ได้ ดังนี้
- ข้อมูลผลลัพธ์ที่ได้จาก Google Forms จะทำหน้าที่ในการเก็บข้อมูลของพนักงานที่ลงเวลาทำงาน ตั้งชื่อเรียกว่า “Response Sheet”
- ข้อมูลที่เป็นไฟล์ข้อมูลสำหรับการตรวจสอบรายละเอียดของการทำงานที่ประกอบด้วย ชื่อ อีเมล แผนก เวลาของการมาทำงาน และสถานะ ตั้งชื่อเรียกว่า “Master Sheet”
- สำหรับข้อมูลใน Master Sheet จะมีข้อมูลพื้นฐานอยู่แล้วประกอบด้วย ชื่อ อีเมล และแผนก สำหรับข้อมูลที่เพิ่มเข้ามาคือเวลาทำงาน (Working) เราจะใช้ความสามารถในการดึงข้อมูลจาก Response Sheet ด้วยคำสั่ง QUERY และ IMPORTRANGE
=QUERY(IMPORTRANGE(“Response Sheet url”, “Response Sheet sheet’s name!Range”) , “SELECT Col1 WHERE Col2 = ‘“&Email Cell&”’”)
- สำหรับ Time Status จะสามารถทำได้ด้วยการกำหนดเงื่อนไขกับเวลาเข้างานปกติอย่าง “8:30:00 AM” คือ ถ้าใครมาก่อนเวลาเข้าปกติจะมีสถานะ “In time” ใครที่มาหลังเวลาเข้างานปกติมีสถานะ “Late” และสำหรับใครที่ไม่มีเวลาเข้างานจะมีสถานะ “Absent” การกำหนดเงื่อนไขนี้จะใช้สูตร IF และด้วยที่มีเวลามาเกี่ยวข้องจะใช้ TIMEVALUE เข้ามาในการเปรียบเทียบเวลาด้วย
=IF(TIMEVALUE(WORKING TIME)>TIMEVALUE(STANDARD TIME), “Late”, “In time”), “Absent”)
- สุดท้ายสำหรับการสร้างรายงานเพื่อสรุปผลการมาทำงานในแต่ละวันก็สามารถใช้ Pivot Table ที่ Google Sheets มีมาให้เช่นเดียวกับ Microsoft Excel ที่เราสามารถสร้างรายงานได้สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น
เพียงใช้เวลาในการสร้างระบบเช็คชื่อไม่ถึง 30 นาที ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการตรวจสอบความพร้อมทำงานของพนักงานในองค์กรได้แล้ว และก็เป็นคำตอบของคำถามที่ว่า เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม? ที่หลายๆ องค์กรนำมาเป็นข้อจำกัดในการสร้างนโยบายทำงานจากที่บ้าน (Work From Home)
สำหรับตัวอย่างที่นำมาให้ท่านผู้อ่านทุกท่านได้ศึกษากันนั้น เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งที่ทำให้เห็นว่าเราสามารถเอาเครื่องมือที่เรามีมาต่อยอดให้เกิดกระบวนการทำงานได้ เพราะตัวอย่างข้างต้นนั้นยังมีข้อจำกัดหลายๆ อย่างเช่น สามารถเช็คเวลาการทำงานได้ทีละวัน แต่ถ้าท่านต้องการต่อยอดให้ครบกระบวนการก็สามารถต่อยอดได้ด้วยสูตร (Formula) ของ Google Sheets ได้เลย หรืออยากทำให้ข้อมูลนี้ไปอยู่ในรูปแบบของ Visualize Report ก็สามารถใช้สร้างด้วย Google Data Studio ได้เช่นกัน
หากองค์กรของท่านใช้เทคโนโลยีต่างๆ มาต่อยอดการทำงานได้ องค์กรของท่านก็เรียกได้ว่ากำลังก้าวไปสู่ “Digital Transformation” แล้วท่านจะไม่ได้คำตอบของคำถามในใจของท่าน
“เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานของเราทำงานจริงหรือเปล่า? เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม? ทำงานที่บ้านนี่เราจะไม่เสียค่าจ้างฟรีใช่ไหม?”
เพราะเมื่อใดที่กระบวนการทำงานทั้งหมดถูก Transformation ผลของการทำงานทั้งหลายที่พนักงานของท่านทำ ก็จะปรากฏเป็นผลลัพธ์สุดท้ายให้ท่านเห็นโดยปริยาย และนี่คือสิ่งหนึ่งที่ตอบสนองการวางแผนกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continious Plan: BCP) เพราะการทำ Transformation เกิดจากการผสมผสานจาก People Process และ Technology เมื่อใดที่คุณทำให้สัมพันธ์กัน เมื่อนั้นองค์กรของคุณก็จะขับเคลื่อนไปได้อย่างไร้รอยต่อ…
Wichaya Jongcharoen
Vice President of Google Solution Consulting
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
