ในช่วงที่ประสบปัญหาวิกฤติ COVID-19 อยู่ในตอนนี้ หลายบริษัทต้องปรับตัวและประกาศใช้นโยบาย Work from home อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และเราก็ไม่สามารถรู้ได้เลยว่าจะต้องอยู่ในสถานการณ์นี้ไปอีกนานเท่าไหร่
คราวที่แล้วใน 10 การทำงานร่วมกันด้วย Google G Suite ที่ทำได้แม้อยู่ที่บ้าน (ตอนที่1) เราได้พูดถึงเคล็ดลับในการทำงานร่วมกัน 5 ข้อแรกไป วันนี้เรามีอีก 5 ข้อที่เหลือ ที่จะช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นด้วย Google G Suite แม้อยู่กันคนละที่
อ่านบทความเพิ่มเติม: G Suite คืออะไร? ทำอะไรได้บ้าง?
อ่านบทความเพิ่มเติม: 6 เคล็ดลับจาก Google | Work from home อย่างไรให้เวิร์ค
6. การส่งอีเมลให้ทุกคนในคราวเดียวด้วย Google Group
เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลทีละหลายๆ คน ในคราวเดียว ไม่ว่าจะเป็นส่งให้พนักงานในบริษัท หรือลูกค้า ลองสร้างกรุ๊ปอีเมล แล้วใส่ที่อยู่อีเมลของทุกคนที่ต้องการลงไป แทนการส่งแบบรายคน ตัวอย่างลักษณะของกรุ๊ปอีเมลจะเป็น customers@dmit.co.th, all-employee@dmit.co.th ฯลฯ เมื่อใช้ที่อยู่อีเมลนี้ในการส่งอีเมล ทุกคนที่อยู่ในกลุ่มนั้นๆ ก็จะได้รับอีเมลด้วย
7. การวางแผนโครงการ และประสานงาน Google Sheets
การติดตามโครงการของทีม และกำหนดเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการแบบกะทันหัน เป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมากในการทำงานแบบ Work from home ดังนั้น Google Sheets จะช่วยจัดระเบียบงาน และติดตามแผนโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ได้ สมาชิกทีมแต่ละคนสามารถอัปเดตความคืบหน้าของงานได้พร้อมกันบนไฟล์เดียวแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องส่งไฟล์ผ่านอีเมลหากันไปมา
8. การจัดสรรตารางเวลาด้วย Google Calendar
เมื่อเพื่อนร่วมทีมกำลังทำงานอยู่กันคนละที่ การจัดสรรเวลาให้สามารถประชุมพร้อมกันได้ก็เป็นเรื่องที่ค่อนข้างท้าทายอีกเรื่องหนึ่งเช่นกัน ด้วย Google Calendar คุณสามารถตรวจสอบวันและเวลาว่างของแต่ละคนในทีมได้ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดกิจกรรมที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นประชุมทางวิดีโอ จัดเทรนนิ่ง และอื่นๆ
9. การติดต่อสื่อสารด้วยแชทสำหรับองค์กร
เชื่อมต่อสมาชิกทีมแต่ละคนเข้าไว้ด้วยกัน ด้วย Hangouts Chat สามารถสร้างห้องแชทเฉพาะภายในองค์กร หรือเฉพาะทีม ให้ทุกคนสามารถแชร์ไอเดียโครงการ แลกเปลี่ยน และระดมความคิดได้อย่างปลอดภัย
10. การรวบรวมข้อมูลจำนวนมากจากทุกคนในองค์กร หรือลูกค้า
หากต้องการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนจำนวนมาก เช่น สมากชิกในทีม พนักงานภายในองค์กร หรือลูกค้าภายนอก คุณสามารถสร้างแบบสอบถาม แบบสำรวจความคิดเห็น ความพึงพอใจ หรืออื่นๆ อีกมากมายด้วย Google Forms การใช้งานก็ง่ายดาย สามารถสร้างแบบฟอร์มได้จากโทรศัพท์มือถือ หรือแล็บท็อปก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถเปิดการแจ้งเตือนเมื่อมีคนตอบแบบสอบถาม ดูผลลัพธ์ สรุปข้อมูลด้วยรูปแบบแผนภูมิและกราฟ และยังสามารถซิงค์ให้ข้อมูลเก็บไว้ใน Google Sheets โดยอัตโนมัติได้อีกด้วย
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
