10 เคล็ดลับการใช้ Gmail ที่คุณอาจไม่เคยรู้

เมื่อเร็วๆ นี้ Gmail ฉลองวันเกิดครบรอบ 15 ปี และเป็นเครื่องมือติดต่อธุรกิจให้กับคนทั่วโลกได้ดีตลอดมา Laura Mae Martin – ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์จาก Google มีเคล็ดลับดีๆ 10 ข้อ ที่อยากแบ่งปันในการใช้ Gmail ที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน

ลดการแจ้งเตือน: อย่าให้เสียงแจ้งเตือนอีเมลเข้าต้องรบกวนจนทำให้คุณปวดหัว ในโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลบางฉบับได้ เช่น อีเมลจากเจ้านายของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุอีเมลที่สำคัญ และยกเลิกการเชื่อมต่อเมื่อคุณต้องการ
ตอบกลับอีเมลภายใน 24 ชม.: คุณอาจไม่สามารถรับอีเมลทั้งหมดได้ภายในวันเดียว แต่คุณอาจสามารถหลีกเลี่ยงการตามอีเมลจากเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้ด้วยการอัปเดตสถานะ หรือตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ อย่าง “ตอนนี้ฉันไม่อยู่ที่ออฟฟิศ จะรีบดำเนินการภายในสัปดาห์นี้” วิธีนี้ก็ดีไม่ใช่น้อยเลย
อย่าคลิกเข้าไปอ่านอีเมลมากกว่า 2 ครั้ง: หากคุณอ่านอีเมลแล้วมาร์คไว้ว่ายังไม่ได้เปิดอ่าน คุณจะต้องกดเข้าไปอ่านอีกครั้งเพื่อให้จำได้ว่าจะต้องทำอะไรกับอีเมลฉบับนี้ต่อไป ซึ่งนั่นจะทำให้เสียเวลาและเพิ่มขั้นตอนการทำงาน ลองเปลี่ยนมาเป็นการอ่านเพียงครั้งเดียว แล้วใส่ป้ายกำกับให้กับอีเมลแต่ละฉบับ อย่างเช่น “ตอบกลับทันที” หรือ “ภายในสัปดาห์นี้” หรือ “เสร็จสิ้น” เมื่อคุณตอบกลับและดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
การอ่าน การตอบ และการจัดลำดับอีเมล: หลายคนมักจะอ่านอีเมลทีนึง ตอบอีเมลทีนึง แล้วค่อยจัดลำดับอีเมลทีหลัง ซึ่งนั่นเป็นวิธีที่เสียเวลา ลองเปลี่ยนวิธีใหม่ จัดลำดับอีเมลทันทีหลังจากที่คุณอ่านหรือตอบกลับเรียบร้อยแล้ว อาจจะดูพูดง่ายแต่ทำยาก แต่เมื่อทำได้แล้ว คุณจะประหยัดเวลาและพลังงานไปได้อีกมาก
ทำให้อีเมลมีความชัดเจนเสมอ: เมื่อกล่องข้อความของคุณมีอีเมลมากมายปะปนกัน และไม่ได้ระบุไว้ว่าควรทำอะไรต่อ อาจทำให้คุณรู้สึกว่ามีสิ่งที่ต้องทำเยอะเกินกว่าสมองจะรับไหว ควรจัดการอีเมลให้ชัดเจนไปเลยว่าจะลบ จะเก็บไว้ หรือปิดเสียงแจ้งเตือนอีเมลที่คุณไม่ต้องการ
ข้ามอีเมลบางฉบับ: หากต้องมานั่งไล่ดูอีเมลทุกฉบับจนปวดหัวนั้นไม่ดีแน่ Gmail ช่วยให้คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อให้อีเมลบางรายการข้ามกล่องจดหมายของคุณ และจะไม่ปรากฏเป็นอีเมลใหม่ ตัวอย่างเช่น คุณได้รับข่าวสารทางอีเมลมากเกินไป ให้ตั้งค่าตัวกรองด้วยคำว่า “Unsubscribe” เพียงเท่านี้อีเมลที่คุณไม่ต้องการก็จะไม่กวนใจอีกต่อไป แต่คุณสามารถค้นหาอีเมลเหล่านั้นได้ในภายหลัง
อย่าปนอีเมลที่อ่านแล้วกับยังไม่ได้อ่าน: แค่จินตนาการว่ามีอีเมลใหม่ กับอีเมลที่เปิดอ่านแล้วปะปนกันอยู่ในกล่องข้อความก็ปวดหัวแล้ว อีเมลใหม่ควรอยู่อีกส่วนหนึ่ง และอีเมลที่เปิดอ่านแล้วก็ควรอยู่อีกส่วนหนึ่ง แยกออกจากกันอย่างสิ้นเชิง ซึ่งคุณสามารถสร้างกล่องข้อความได้หลายกล่อง หรือย้ายอีเมลไปที่ป้ายกำกับต่างๆ ระบุการกระทำที่เฉพาะเจาะจงเอาไว้ เช่น “ต้องทำ” หรือ “กำลังติดตาม”
ปิดแถบอีเมลวันละ 1-2 ครั้ง: อีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการติดต่อธุรกิจก็จริง แต่ก็เป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวได้เช่นกัน คนส่วนใหญ่ปล่อยให้หน้า Gmail เปิดตลอดทั้งวันและอาจเข้าไปเช็คทุก 30 นาที ลองปิดแท็บอีเมลของคุณเมื่อคุณมีงานที่ต้องโฟกัส จะได้ไม่รบกวนงานที่คุณต้องทำ
อีเมลใหม่ต้องอยู่ให้ไกลสายตา: หลายครั้งมักอดไม่ได้ที่อยากจะคลิกเข้าไปเปิดอ่านอีเมลที่เพิ่งเข้ามาใหม่สดๆ ร้อนๆ แต่นั่นทำให้คุณใช้เวลาจดจ่อกับอีเมลที่สำคัญน้อยลง ลองใช้ฟีเจอร์แจ้งเตือนให้เปิดอ่านภายหลัง (Snoozed emails) หรือคลิกที่ไอคอนรูปดาวบนอีเมลสำคัญที่คุณต้องการ วิธีเหล่านี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับอีเมลที่จำเป็นมากขึ้น
ต้องการอะไรให้ค้นหาเลย: ป้ายกำกับช่วยให้อีเมลของคุณเป็นระบบระเบียบมากขึ้น แต่การค้นหาน่าจะดีกว่าการมานั่งไล่หาป้ายกำกับแต่ละอันหลายเท่า คุณสามารถใส่คีย์เวิร์ดในช่องค้นหาได้เลย ไม่ว่าจะเป็นวันที่ ชื่อผู้ส่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ มากมาย นอกจากนี้ยังสามารถใส่ชุดคำค้นหาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นในช่องค้นหาได้อีกด้วย เช่น “has:attachment” (ค้นหาทุกอีเมลที่มีไฟล์แนบ) หรือ “older_than:6m” (ค้นหาทุกอีเมลที่ได้รับตั้งแต่ 6 เดือนขึ้นไป)