ลองคิดดูว่า ในตอนนี้บริษัทของคุณยังคงใช้ฟรี Gmail ในการติดต่อสื่อสารอยู่ อย่างเช่น michale_dmit@gmail.com, sales_dmit@gmail.com, หรือ dmitsupport2@gmail.com

ในขณะที่ธุรกิจของคุณนั้นกำลังเติบโตขึ้นเรื่อยๆ และต้องการเริ่มใช้ชื่ออีเมลที่ดูโปรเฟสชันแนลมากขึ้น อย่างเช่น sales@dmit.co.th, marketing@dmit.co.th, michale@dmit.co.th เป็นต้น

จากผลการวิเคราะห์พบว่าลูกค้าส่วนใหญ่พอใจที่จะติดต่อกับบริษัทที่ใช้อีเมลธุรกิจมากกว่าบริษัทที่ใช้ฟรีอีเมล และคุณทราบหรือไม่ว่าการสร้างอีเมลธุรกิจแบบที่ยกตัวอย่างด้านบนนั้นง่ายมาก ถึงแม้ว่าพนักงานยังเคยชินกับระบบเดิม ก็สามารถเปลี่ยนมาใช้ได้อย่างแน่นอน

ด้วยเหตุนี้เอง G Suite จึงตอบโจทย์การทำธุรกิจของคุณ

G Suite เป็นระบบอีเมลสำหรับธุรกิจ ที่มีรูปแบบการใช้งานเรียบง่าย อีกทั้งยังเอื้อต่อการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยเครื่องมือบนระบบคลาวด์อย่าง Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms และอื่นๆอีกมากมาย

และถ้าคุณมีชื่อโดเมนอยู่แล้วสำหรับทำเว็บไซต์ของบริษัท ก็จะเป็นการลดขั้นตอนให้คุณเปลี่ยนมาใช้ G Suite ได้รวดเร็วขึ้นไปอีก และนี่ก็คือ 13 เหตุผล ที่ธุรกิจคุณควรเปลี่ยนจากฟรี Gmail มาเป็น G Suite

1. มีสิทธิ์เป็นเจ้าของบัญชีอีเมล

ผู้ที่เป็นเจ้าของบัญชีอีเมลของพนักงานทุกคนก็คือบริษัทของคุณ ไม่ใช่พนักงาน สมมติว่าวันใดวันหนึ่งพนักงานของคุณลาออก แล้วไปทำงานให้คู่แข่งแทน หรือร้ายกว่านั้นคือเปิดบริษัทมาแข่งเองเลย หากเป็นฟรีอีเมลก็เท่ากับว่าพวกเขาสามารถเอาบัญชีอีเมลที่เคยติดต่อกับลูกค้าไว้ หรือมีข้อมูลสำคัญไปได้

แต่หากใช้ G Suite ผู้ที่เป็นแอดมิน หากมีคนออกจากบริษัท คุณสามารถเปลี่ยนชื่ออีเมลกับพาสเวิร์ดของบัญชีนั้นได้ทันที สามารถส่งต่อบัญชีนั้นให้กับคนอื่นได้ และคุณยังสามารถเข้าถึงประวัติการใช้งานหรือประวัติการติดต่อของผู้ใช้นั้นได้อีกด้วย

2. สิทธิ์ในการเป็นเจ้าของไฟล์

ด้วย G Suite ทั้งไฟล์งานใน Google Docs, Google Slides หรือ Google Sheets ที่สร้างโดยพนักงาน แต่ผู้ที่เป็นเจ้าของไฟล์นั้นจริงๆคือบริษัทของคุณ จำให้ขึ้นใจว่า Google Drive เป็นทางเลือกที่ดีอีกทางหนึ่งในการสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์ คุณสามารถสร้างนโยบายบริษัท ที่กำหนดให้พนักงานต้องสำรองข้อมูลไฟล์ รวมถึงทั้งโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของตนไปยัง Google Drive ของบริษัทได้ด้วย

ในกรณีหนึ่ง ยกตัวอย่างเช่น หากคุณตัดสินใจที่จะยุติการทำงานของพนักงาน คุณจะมีสิทธิ์ที่จะเข้าถึงไฟล์ทางธุรกิจของบุคคลนั้นทั้งหมดได้

3. แชร์ไฟล์งานเอกสาร

สามารถแชร์ไฟล์เอกสารให้กับทีมของคุณได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้บัญชี G Suite เดียวกันทั้งหมด ยกตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการให้พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลแบบดูได้อย่างเดียว (view-only) ใน Google Docs ก็สามารถทำได้เพียงไม่กี่คลิก

นอกจากนี้พนักงานทุกคนยังสามารถแก้ไขงานร่วมกันภายในไฟล์เดียวกันได้เลย โดยไม่ต้องส่งไฟล์ข้ามไปข้ามมาให้เสียเวลา

4. สร้างกลุ่มให้ชื่อบัญชีอีเมล

เราสามารถอ้างอิงที่อยู่อีเมล อย่างเช่น support@dmit.co.th ซึ่งคุณสามารถกำหนดเส้นทางอีเมลที่ส่ง ไปยังชื่อที่อยู่อีเมลประเภทดังกล่าวกับบุคคลอื่นหรือระบบการบริการลูกค้า เช่น Zendesk โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

5. สร้างชื่ออีเมลนามแฝงได้หลากหลาย

สำหรับผู้ใช้ G Suite คุณสามารถมีอีเมลนามแฝงได้หลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น anna@dmit.co.th, amichale@dmit.co.th, michale.marketing@dmit.co.th โดยที่คุณอาจจะใช้ anna@dmit.co.th กับเพื่อนๆหรือครอบครัว และใช้ marketing.michale@dmit.co.th ในการทำธุรกิจเพื่อให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ได้

ไม่ใช่เพียงแค่นั้น ยังสามารถเพิ่มชื่อโดเมนได้มากกว่า 1 โดเมน เชื่อมกับบัญชีผู้ใช้แต่ละคน สมมติว่าคุณกำลังทำการรีแบรนด์ หรือเพิ่มบริษัทในเครือเป็น “Better Demeter” และใช้ชื่อโดเมนเป็น betterdmit.co.th คุณสามารถเพิ่มชื่อโดเมนนี้เป็นโดเมนนามแฝงใน G Suite ได้ และเมื่อมีอีเมลเข้ามายัง marketing.michale@dmit.co.th หรือ marketing.michale@betterdmit.co.th อีเมลนั้นจะเข้าไปยังกล่องข้ความเดียวกัน

6. ใช้ Outlook เป็นผู้ให้บริการระบบอีเมลได้

สำหรับพนักงานที่ยังยืนยันว่าจะใช้ Outlook ทาง Google ก็ให้บริการในส่วนของ Google Apps ที่สามารถซิงค์เข้ากับ Microsoft Outlook ได้เช่นกัน

7. เพิ่มพื้นที่ความจุในการจัดการไฟล์

เดิมทีเวลาเราใช้ฟรี Gmail แต่ละบัญชีจะได้พื้นที่ 15 GB แต่สำหรับผู้ใช้ G Suite คุณจะได้ความจุขั้นต่ำถึง 30 GB ไปจนถึงความจุไม่จำกัดเลยทีเดียว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละแพ็คเกจ

8. เพิ่มระดับความปลอดภัยด้วยการยืนยันบัญชีแบบ 2 ขั้นตอน 

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี G Suite จากอุปกรณ์อื่น คุณจะได้รับข้อความยืนยันรหัส สำหรับเวลาที่คุณอยู่นอกขอบเขตโทรศัพท์มือถือคุณสามารถพกรหัสสำรองไว้ในกระเป๋าสตางค์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงบัญชี G Suite ได้อย่างปลอดภัย

การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนนั้นมีความสำคัญอย่างมากหากคุณตัดสินใจใช้ Google Drive เป็นหลักในการสำรองข้อมูลแบบคลาวด์บนคอมพิวเตอร์ของบริษัท ถ้าพนักงานกำลังสำรองไฟล์ไว้ในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ คุณจะไม่ทราบเลยว่าข้อมูลสำคัญใดบ้างที่อาจมีการซิงค์กับอุปกรณ์อื่นๆ อย่างไรก็ตามฟังก์ชันนี้คุณสามารถเลือกที่จะเปิดใช้งานหรือไม่ก็ได้

9. ผนวกเข้ากับระบบ CRM ของคุณ

เมื่อถึงจุดหนึ่ง บริษัทของคุณตัดสินใจที่จะลงทุนกับการทำระบบ CRM เพื่อติดตามโอกาสในการขาย หรือการรักษาลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย และอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น

มีระบบ CRM ที่เข้ากันได้กับ G Suite ได้เป็นอย่างดี ซึ่งนั่นก็คือ ProsperWorks นอกจากนี้ G Suite ยังสามารถซิงค์กับระบบการขายของทีมเซลล์ หรือระบบ CRM ของบริษัทได้ ส่วนเรื่องรายละเอียดเทคนิคเฉพาะทางนั้นสามารถติดต่อเข้ามาสอบถามได้ที่นี่เลย

11. ใช้โลโก้บริษัท แทนโลโก้ Google

แทนที่จะมีโลโก้ Google บริเวณด้านบนซ้ายของกล่องข้อความอีเมล คุณสามารถใช้โลโก้ของบริษัทแทนที่โลโก้ Google ได้เลย

12. อยู่คนละห้องก็ประชุมกันได้ด้วย Hangouts

แม้ว่าจะอยู่คนละที่ หรืออยู่คนละสาขาตามแต่ละเขตพื้นที่ Hangouts เป็นแอพพลิเคชันที่จะช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานสามารถประชุมกันได้ผ่าน Video Conference ซึ่งสามารถรองรับจำนวนผู้เข้าร่วมได้สูงถึง 25 account เลยทีเดียว บอกก่อนว่าเป็นสิทธิ์สำหรับผู้ใช้ G Suite เท่านั้นนะ

13. มีทีมซัพพอร์ตคอยให้คำแนะนำ

สำหรับ G Suite หากคุณต้องการแจ้งปัญหาการใช้งาน หรือต้องการสอบถามเพื่อไขข้อข้องใจ จะมีทีมซัพพอร์ตพร้อมให้บริการ ผ่านช่องทางหลากหลายที่คุณสะดวก ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ อีเมล และแชท แอบบอกไว้ตรงนี้ว่าทีมซัพพอร์ตจะไม่รับเรื่องให้กับผู้ใช้ฟรี Gmail นะ

และนี่ก็คือ 13 เหตุผล ที่ธุรกิจคุณควรเปลี่ยนจากฟรี Gmail มาเป็น G Suite จริงๆแล้วยังมีประโยชน์อีกมากมายที่คุณจะได้รับจากการใช้ G Suite ซึ่งคุณสามารถติดต่อกับตัวแทนผู้ให้บริการ G Suite ในประเทศไทย เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมก่อนได้เลย

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ G Suite ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ

(ตัวแทน Google ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ)

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมโปรโมชั่นพิเศษ โทร!  02-675-9371
 092-262-6390
 097-008-6314 (ฝ่ายขาย)
 support@dmit.co.th

Official LINE