ในปัจจุบันการทำธุรกิจผ่านโลกออนไลน์เป็นอะไรที่ง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก และแน่นอนว่าในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้านอกจากจะใช้โซเชียลมีเดียแล้ว การมี Email ในการติดต่อธุรกิจกันก็เป็นสิ่งจำเป็นไม่แพ้กัน
ซึ่งหลายธุรกิจอาจจะยังใช้ฟรีอีเมลของ Gmail เช่น sale@gmail.com, staff@gmail.com หรืออาจจะมีการสร้างจากฟรีอีเมลอื่นที่ให้บริการ
แต่แน่นอนเมื่อธุรกิจคุณเริ่มเติบโต ความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ขาดไม่ได้ เริ่มจากพื้นฐานก็คืออีเมลในการติดต่อนั่นเอง เช่น ถ้าอีเมลของคุณเปลี่ยนเป็น sale@dmit.com , staff@dmit.com ย่อมดูดีและน่าเชื่อถือกว่าแบบฟรีอีเมลแน่นอน
ซึ่งถ้าวันนี้คุณมีความคุ้นเคยกับการใช้ฟรี Gmail อยู่แล้ว มันเป็นเรื่องที่ง่ายมากที่ธุรกิจของคุณจะย้ายมาใช้ G Suite เพราะการใช้งานเหมือนเดิม ทำให้ไม่ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมหรือเรียนรู้ใหม่ให้เสียเวลา และจริง ๆ แล้วหลายท่านอาจยังไม่ทราบว่า G Suite ไม่ได้มีแค่ Gmail อย่างเดียวเท่านั้น
ภายใต้ account ที่ได้รับนั้นยังมีเครื่องมือมากมายที่พร้อมจะช่วยให้การทำธุรกิจเป็นเรื่องง่าย เช่น Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, Google My Maps, Google Group, Google Photos, Google Sites และยังมีอีกมากมาย
ส่วนในการเลือกใช้งานให้เหมาะสมกับธุรกิจนั้น ปัจจุบัน G Suite มีให้เลือกอยู่ด้วยกัน 3 เวอร์ชั่นด้วยกัน
ซึ่งถ้าวันนี้คุณเป็นเจ้าของโดเมนเนมอยู่แล้ว ไม่ว่าจะด้วยจดมาเพื่อทำเว็บไซต์ก็ตาม หรือจองชื่อไว้ก่อนแล้ว เช่น มีชื่อโดเมน dmit.com โดยชื่อนี้อาจจะไปทำการจดทะเบียนไว้กับผู้ให้บริการจดโดเมน เช่น Godaddy, Register.com หรือรายอื่น ๆ ยิ่งเป็นการง่ายเพราะคุณเพียงแค่นำข้อมูลโดเมนนั้นๆ มาทำการติดตั้งให้เข้ากับ G Suite เวอร์ชั่นที่คุณต้องการ
เขียนมาซะยาวเลย เราไปดูประโยชน์เพิ่มเติมอีก 16 ข้อกันดีกว่า ว่าทำไมเราควรย้ายจากฟรี Gmail ไปเป็น G Suite กันดีกว่า
1.ความเป็นเจ้าของใน email account
บริษัทควรเป็นเจ้าของในทุก email account ไม่ใช่พนักงาน นั่นหมายความว่า ถ้าวันใดวันนึง พนักงานเกิดลาออก ข้อมูลใน email ทั้งหมดจะยังอยู่ในบริษัท คนที่เป็นผู้ดูแลระบบเพียงแค่เปลี่ยนรหัสผ่าน หรือ ทำการโอนความเป็นเจ้าของ account ไปให้กับคนที่รับหน้าที่แทน
เขาก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทั้งหมด ลองนึกเหตุการณ์ดูว่า ถ้าเกิดว่าเราให้พนักงานใช้ gmail ส่วนตัว แล้วเขาลาออกไปทำงานกับคู่แข่ง ข้อมูลการติดต่อกับลูกค้า และ ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ก็ตามพนักงานคนนั้นไปด้วย ไม่ดีเลยใช่ไหม
2. ความเป็นเจ้าของไฟล์งาน
ไฟล์งาน Google Docs, Sheets, Slides และอื่นๆ ที่พนักงานสร้างภายใต้ G Suite account เจ้าของไฟล์ก็ควรจะเป็นบริษัทไม่ใช่พนักงาน
บริษัทอาจจะออกกฎระเบียบเพิ่มเติมให้ทำการเก็บข้อมูลงานทั้งหมดไว้บน Google Drive ซึ่งถ้าใครมีการทำงานหรือเก็บงานบนเครื่องส่วนตัวก็ควรจะให้ทำการ Backup งานขึ้นไปเก็บไว้บน Google Drive ด้วย ไม่ว่าจะเป็น pdf, word, excel , powerpoint หรือไฟล์งานประเภทอื่นก็สามารถเก็บบน Google Drive ได้
ดังนั้นถ้าวันใดวันนึง พนักงานลาออก ก็จะทำให้ข้อมูลอยู่ภายใต้ความควบคุมของบริษัท ไม่ได้ติดตามพนักงานออกไปด้วย
3. แชร์งานให้กันง่ายมาก
มันเป็นอะไรที่ง่ายมากในการแชร์งานเอกสารต่างๆ ร่วมกันในทีมเมื่อทุกคนใช้ G Suite account เช่น ถ้าคุณอยากแชร์เอกสารข่าวประกาศของบริษัทให้พนักงานทุกคนเปิดเข้ามาอ่านได้อย่างเดียว ก็เพียงแค่เข้าไปใส่ชื่อกลุ่มอีเมลที่ต้องการและกำหนดสิทธิให้สามารถอ่านได้อย่างเดียว ไม่กี่คลิ๊ก ก็เสร็จแล้ว
4. สร้างอีเมลแบบกลุ่มเพื่อใช้ส่งไปตามแผนกที่ต้องการได้
ในบางครั้งเราต้องการจะส่งอีเมลหาพนักงานหลายคน การจะมานั่งใส่ อีเมลทีละคนก็เป็นอะไรทีเสียเวลามาก ดังนั้น G Suite จึงมีความสามารถที่จะสร้างอีเมลเป็นกลุ่มตามต้องการได้ ต้วอย่างเช่น จะส่งอีเมลถึงทุกคนในทีม sale ในครั้งแรกก็แค่สร้างอีเมลกลุ่มชื่อ sale@dmit.com และนำรายชื่อพนักงานในแผนก sale มาเข้ากลุ่มนี้ไว้ทั้งหมด
จากนั้นเราก็สามารถส่งอีเมลไปที่ sale@dmit.com ได้เลย แล้วสมาชิกที่อยู่ในกลุ่ม sale ไม่ว่าจะเป็นคนเก่าหรือคนใหม่ที่เราเพิ่มชื่อเข้ามาในกลุ่มก็จะได้รับอีเมลพร้อมกันทุกคน
หรือจะเป็นการใช้ร่วมกับระบบการให้บริการลูกค้า (Customer service system) เช่น Salesforce ก็สามารถผูกรวมใช้ด้วยกันได้ ซึ่งการสร้างอีเมลเป็นกลุ่มนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม บริษัทสามารถสร้างได้ตามความต้องการ
5. สร้างชื่ออีเมลย่อยเพิ่มเติมได้หลากหลาย
ในทุก G Suite account ที่พนักงานได้รับไปนั้นยังมีความสามารถสร้างชื่ออีเมลย่อย(email aliases) ได้หลากหลายเพื่อความง่ายต่อการใช้งานเวลาติดต่อกับลูกค้า ตัวอย่าง เราอาจจะมีอีเมลหลักที่อาจจะเป็นชื่อยาว เช่น SomsriDeeSamer@dmit.com เวลาแจกนามบัตรให้ลูกค้าบางทีลูกค้าก็จำไม่ได้หรืออาจจะทำให้พิมพ์ผิดได้
ซึ่งในกรณีนี้เราก็สามารถสร้าง email aliases ให้สั้นลงได้ด้วย โดยสามารถสร้างได้หลากหลายชื่อ เช่น Somsri@dmit.com , Som@dmit.com, Sri@dmit.com เวลาบอกลูกค้าก็ทำให้ง่ายในการจดจำและติดต่อสื่อสารกัน
6. สามารถใช้ Microsoft Outlook เป็น email client ได้
ในบางบริษัทพนักงานอาจจะคุ้นเคยกับการใช้ Microsoft Outlook ในการใช้งานอีเมล เรื่องนี้ไม่ต้องเป็นห่วง เพราะ Google ได้จัดเตรียม Google Apps Sync for Microsoft Outlook ซึ่งจะช่วยทำการ Sync email, calendar และ contacts ต่าง ๆ จาก G Suite และ Microsoft Outlook ให้เท่ากัน ทำให้การใช้งานเป็นไปได้อย่างราบลื่น
7. มีพื้นที่เก็บข้อมูลให้แบบไม่จำกัด
โดยพื้นฐานแล้วถ้าใช้ฟรี Gmail จะได้พื้นที่เก็บข้อมูลเพียง 15 GB. แต่ถ้าบริษัทเปลี่ยนมาใช้ G Suite จะทำให้แต่ละ account ได้รับพื้นที่เริ่มต้นอย่างน้อย 30 GB. ไปจนถึง Unlimited (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชั่นที่เลือกใช้)
ถ้าบริษัทเลือกใช้ G Suite Basic ก็จะได้รับพื้นที่ 30 GB. แต่ถ้าเลือกใช้ G Suite Business เป็นต้นไปจะทำให้พนักงานทุกคนในบริษัทมีพื้นที่เก็บข้อมูลแบบ Unlimited หรือไม่จำกัดนั้นเอง ซึ่งจะทำให้หมดปัญหาเรื่องพื้นที่เก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคนในบริษัทไปโดยทันทีและในเวอร์ชั่น G Suite Business ยังมีความสามารถที่เพิ่มเติมให้อีกมากมายอีกด้วย
8. เพิ่มความปลอดภัยด้วย 2-Step Verification
ปัจจุบันนี้การมีเพียงรหัสผ่านอย่างเดียวอาจจะไม่เพียงพอเสียแล้ว เพราะว่าถ้าใครสามารถล่วงรู้รหัสผ่านเราได้ นั่นก็หมายความว่าเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลเราได้ทั้งหมดนั่นเอง
ดังนั้น Google จึงได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งาน G Suite อีกชั้นหนึ่งที่เรียกกันว่า 2-Step Verification ทำให้ถึงแม้จะมีผู้ไม่หวังดีที่รู้รหัสผ่านของเราแล้วก็ตาม แต่ก็ยังไม่สามารถเข้าถึง account ได้ เพราะก่อนที่จะเข้าใช้งานนอกจากรหัสผ่านแล้วผู้ใช้งานต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น เป็นเลขรหัสโค๊ด 6 หลัก ที่ส่งมาให้ทางข้อความทางมือถือ
หรือเราอาจจะเลือกใช้ apps ที่สร้างเลขรหัสนี้โดยทำการติดตั้งที่มือถือก็ได้ ซึ่งรหัสเหล่านี้เราจะเรียกกันว่า one-time password เพราะในแต่ละครั้งเลขรหัสที่ส่งมาจะไม่ซ้ำกัน
แม้ว่าเราจะลืมนำโทรศัพย์มาเราก็ยังสามารถใช้ Backup code ที่เราอาจจะทำการจดบันทึกเก็บไว้เพิ่มเติมเพื่อเข้าถึงได้ และจริง ๆ แล้ว 2-Step Verification ก็ยังมีวิธีการอีกหลายรูปแบบที่ Google มีให้ใช้เพื่อรองรับกับความต้องการและความสะดวกของแต่ละคน
9. ผนวกรวมกับระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้าได้ (CRM Integration)
ในบางกรณีบริษัทอาจตัดสินใจลงทุนกับระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า หรือที่มักจะเรียกกันติดปากว่า ระบบ CRM เพื่อที่จะใช้นำมาช่วยในการติดตามและบริหารงานที่เกี่ยวข้องกับการติดตามสถานะลูกค้า ดูรายงาน วิเคราห์ข้อมูลเพื่อทำแผนการตลาดเพื่อครองใจลูกค้าให้ยังคงใช้บริการจากบริษัทเราทั้งการดูแลลูกค้าเก่าและการหาลูกค้าใหม่
ซึ่ง G Suite เองนั้นก็สามารถผนวกรวมกับระบบ CRM ที่มีชื่อเสียงต่าง ๆ ระดับโลกได้ไม่ว่าจะเป็น Saleforce หรือ ProsperWorks เพื่อทำการ Synchronize ข้อมูลหากันได้อย่างง่ายดาย
10. ใช้ Single Sign-on (SSO) ร่วมกับ Apps ทางธุรกิจได้มากมาย
ถ้าเรามีการใช้งาน apps ทางด้านธุรกิจหลายตัว เช่น Salesforce, Slack, DocuSign และอื่น ๆ โดยพื้นฐานเราจำเป็นต้องมีชื่อและรหัสผ่านในการเข้าใช้งานในทุก apps ซึ่งในการใช้งานจริงจะเป็นอะไรที่วุ่นวายมากที่ต้องมานั่งกรอก user และ password ในทุก apps ที่มีการเรียกใช้งาน
ดังนั้น G Suite จึงได้เปิดให้ผู้ดูแลระบบของบริษัทสามารถกำหนดค่าให้ใช้งาน Single Sing-on (SSO) ร่วมกับ apps ต่าง ๆ ได้ทำให้เรา Sign in เข้าที่ G Suite เพียงครั้งเดียวจากนั้นเมื่อเราไปใช้ apps อื่น ๆ ก็จะไม่มีการถามชื่อและรหัสผ่านอีกเลย
11. ส่งเสริมภาพลักษณ์ของบริษัทในการใช้งาน
ปกติถ้าเราใช้ฟรี Gmail ด้านซ้ายบนของหน้าจอการใช้งานจะเห็นเป็นโลโก้ของ Google ซึ่งดูแล้วไม่ค่อย professional เท่าไหร่ เพราะไม่ได้บ่งบอกถึงภาพลักษณ์ของบริษัทเรา ดังนั้นถ้าบริษัทใช้ G Suite โลโก้ที่กล่าวมาสามารถเปลี่ยนไปเป็นของบริษัทได้ตามที่ต้องการ
12. Video Conference จะเป็นเรื่องง่ายด้วย Chrome devices for meetings
ปัจจุบันการทำงานมีรูปแบบที่เปลี่ยนไป ผู้คนสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ดังนั้นจึงต้องมีเครื่องมือที่ทำให้การติดต่อสื่อสาร หรือ การประชุมเป็นเรื่องง่าย Google จึงได้ออกแบบอุปกรณ์ที่ชื่อ Chrome devices for meetings ที่สามารถเชื่อมโยงพนักงาน ลูกค้า และคู่ค้าง่ายๆ แค่เพียงคลิ๊ก
บริษัทสามารถทำการติดตั้งอุปกรณ์และผูกเข้ากับ Google Calendar ที่เป็นส่วนหนึ่งของ G Suite ซึ่งทำให้สามารถนัดหมายประชุม Video Conference ได้ง่ายแสนง่าย และสามารถจัดประชุมได้พร้อมกันถึง 25 เซสชั่นด้วยกัน
13. รองรับการบริหารจัดการอุปกรณ์มือถือด้วย Google Mobile Device Management
ทุกวันนี้เราเชื่อว่าหลายบริษัทได้เปิดช่องทางในการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรให้กับพนักงานผ่านจากอุปกรณ์มือถือส่วนตัวหรืออาจจะเป็นเครื่องที่บริษัทจัดเตรียมให้ในการทำงานต่าง ๆ เช่น เช็ค-รับ-ส่ง อีเมล, เปิดเอกสารการทำงานพร้อมกับแก้ไขได้ ซึ่งแนวทางนี้หลายท่านอาจเคยได้ยินกันในชื่อ Bring your own device (BYOD) ซึ่งแน่นอนว่าทำให้การทำงานเกิดความคล่องตัว บริษัทก็ลดค่าใช้จ่ายไปด้วยเพราะในหลายที่พนักงานมีความต้องการใช้อุปกรณ์ของตัวเองในการทำงาน
แต่ในทางปฎิบัติเราจะบริหารจัดการอุปกรณ์เหล่านี้ได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการลงทะเบียนอุปกรณ์, การกำหนดค่าพื้นฐานต่าง ๆ เช่น email account, apps ที่บริษัทต้องการให้ใช้งาน แล้วไหนจะเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลถ้าเกิดกรณีมือถือพนักงานหายจะทำอย่างไร
ทั้งหมดที่กล่าวมานั้น คำตอบมีอยู่ใน Google Mobile Device Management (Google MDM) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปบริหารจัดการได้จากหน้า Admin Console โดยรองรับทั้ง Android, iOS, Blackberry และ Windows Phone ที่สำคัญคือไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มเพราะมาพร้อมกับ G Suite อยู่แล้ว
ส่วนความสามารถนั้นมีมากมายเหลือล้น ตัวอย่างเช่น
- บริหารจัดการอุปกร์มือถือได้จากทุกที่
- กำหนดค่าเริ่มต้นพื้นฐานและส่งค่าที่จำเป็น เช่น ค่ากำหนด อีเมล, certificate ที่ใช้ติดต่อกับ server, ค่า Wi-Fi ไปให้กับอุปกรณ์ของพนักงาน
- ส่ง apps ที่บริษัทต้องการให้พนักงานใช้ไปติดตั้งได้ทันที
- กำหนดการเข้ารหัสข้อมูล
- มีหน้ารีพอร์ตให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบสถานะต่างๆ
- ในกรณีที่เครื่องสูญหาย สามารถสั่งล็อค, ล้างข้อมูลที่เป็นของบริษัทได้
14. กำหนดค่าการควบคุมและบริหารจัดการ ChromeBooks ได้ง่ายดาย
ChromeBooks เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาแบบใหม่ที่ออกแบบโดย Google ทำงานอยู่บนระบบปฎิบัติการที่เรียกว่า Chrome OS ทำงานได้รวดเร็วจนทำให้คุณลืมการใช้งานคอมพิวเตอร์ในแบบเดิมไปเลย เพราะเปิดเครื่องพร้อมใช้งานรวดเร็วทันใจ, หมดกังวลเรื่องไวรัส, แบตเตอรี่ทำงานได้ทั้งวัน, พร้อมใช้งานทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องเสียเวลารบกวนฝ่าย IT มาคอยลง apps หรือคอยตามแก้ปัญหาให้ แถมราคาเครื่องก็ไม่แพงอีกด้วย
แต่ข้อดีที่กล่าวมายังไม่หมด เพราะ ChromeBooks ถือเป็นอุปกรณ์ที่เราสามารถผนวกรวมกับ G Suite และทำการควบคุมบริหารจัดการจากส่วนกลางได้ผ่าน Chrome management console ได้ซึ่งอยู่ใน Admin Console ดังนั้นไม่ว่าจะมี ChromeBooks หลัก 10, 100 หรือเป็น 1,000 ก็จัดการได้อย่างง่ายดาย
รองรับการกำหนดค่าได้หลากหลายไม่ว่าจะเป็น User settings, Device settings, Public session settings และในแต่ละกลุ่มก็มีค่ากำหนดย่อยอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่น
- กำหนดติดตั้ง apps ที่ต้องการให้แต่ละแผนกตามการใช้งาน
- ควบคุมการเข้าถึงการใช้งาน Apps ที่ไม่อนุญาตให้ใช้งาน
- กำหนดว่าใครสามารถ log-in เข้าใช้งาน ChromeBooks ได้บ้าง
- เวลาเปิดเครื่องให้ทำการเปิดหน้า webstie ที่ต้องการโดยอัติโนมัติและควบคุมป้องกันการเข้าถึง website ที่ไม่ต้องการ
- กำหนดค่า Proxy ในการใช้งาน Internet ในบริษัท
- เปิดหรือปิดค่าการเชื่อมต่อ hardware ของตัวเครื่องได้ เช่น ไม่อนุญาตให้ใช้ USB หรือ Printer
และยังมีอีกหลายส่วนที่ยังไม่ได้กล่าวถึง เพราะสามารถกำหนดค่าการควบคุมได้เยอะจริง ๆ
15. ส่ง Apps ให้ผู้ใช้งานผ่าน Chrome Apps Launcher
ในการทำงานแต่ละแผนกย่อมมีความต้องการใช้งาน apps ที่แตกต่างกัน Chrome จึงมี Dashboard ในการรวบรวม apps ของแต่ละคนไว้ให้โดยใช้ชื่อว่า Chrome Apps Launcher ซึ่งในส่วนนี้ผู้ดูแลระบบสามารถส่ง apps ให้ผู้ใช้งานแต่ละแผนกได้ผ่าน Admin Console ที่อยู่ใน G Suite และในทางกลับกันก็สามารถส่งคำสั่งเพื่อลบ apps ที่ไม่ต้องการให้ใช้งานได้เช่นกัน
ดังนั้นไม่ว่าพนักงานจะทำการ log-in เข้าใช้จากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใด ไม่ว่าจะเป็นเครื่องส่วนตัว หรือเครื่องสาธารณะ ผ่าน Chrome browser พนักงานจะยังคงสามารถใช้งาน apps ที่ต้องการได้เหมือนเดิมทำให้การทำงานเกิดความคล่องตัว
16. บริการหลังการขาย
G Suite มี บริการหลังการขายแบบ 24/7 ในกรณีที่พบปัญหาการใช้งาน ผู้ดูแลระบบสามารถติดต่อเพื่อขอรับบริการได้หลายช่องทาง ทั้งในแบบโทรศัพย์, อีเมล และ แชท ซึ่งบริการนี้จะไม่มีใน ฟรี Gmail
หรือหากต้องการซื้อบริการพิเศษที่เข้าใจคนไทยและบริการโดยคนไทย Demeter ICT ก็มี package ในการให้บริการให้เลือกหลากหลายตามความต้องการของลูกค้า
สรุปแล้วจะเห็นว่าประโยชน์ในการเปลี่ยนมาใช้ G Suite นั้นมีมากมายนานับประการ เพราะ Google ได้ทำการออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การเชื่อมโยงและการสื่อสารในการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย แต่แฝงไปด้วยความสามารถที่ทรงพลัง และให้ความสำคัญในเรื่องของความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้งานมาเป็นอันดับหนึ่ง ดังจะเห็นว่า Google ได้รับมาตรฐานและใบรับรองระดับโลกมากมาย
ดังนั้นทุกท่านจึงมั่นใจได้ว่าธุรกิจของท่านจะเติบโตได้รวดเร็วและก้าวกระโดดเหนือกว่าคู่แข่ง เมื่อหันมาใช้ G Suite
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ G Suite (Google Apps for Work) ในประเทศไทย
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมโปรโมชั่นพิเศษ โทรเลย! 02-675-9371
092-262-6390
097-008-6314 (ฝ่ายขาย)
support@dmit.co.th
Official LINE
Demeter ICT มี LINE แล้วนะคะติดตามเรื่องราวข่าวสารหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และโปรโมชั่นพิเศษได้ทุกวันผ่าน
LINE ID: @zvc4221c
ผู้ให้บริการคลาวด์เซอร์วิสครบวงจรในประเทศไทย
