หลาย ๆ ท่านคงจะเคยได้ยินการทำงานแบบ Productive มาบ้างแล้ว ซึ่งในการทำงานแบบนั้นคืออะไร เราจะอธิบายเพิ่มเติมให้ฟังกันสักนิดนึง
การทำงานแบบ Productive คือ การทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ไม่หักโหมให้ได้งานปริมาณเยอะ ๆ แต่เป็นการทำงานที่ให้ได้งานที่มีคุณภาพเหมาะสมตามเวลานั่นเอง เกิดมาจากการจัดการ การวางแผน ลำดับความสำคัญงานในแต่ละวัน และการทำงานแบบนี้ ไม่ได้หมายถึงว่าเราสามารถจัดการเวลางานได้เพียงอย่างเดียว ยังรวมไปถึงการจัดการด้านอื่น ๆ เช่น เวลาครอบครัว เวลาพักผ่อน ได้ดีอีกด้วย
ซึ่งวันนี้เรามี 4 ทริคที่จะช่วยให้การทำงานของคุณมี Productive มากขึ้น ด้วย G Suite ที่ทุก ๆ ท่านสามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานได้เลยทันที!
ทริคที่ 1 การจัดลำดับความสำคัญของงานและเวลา
การที่เราสามารถจัดสำดับความสำคัญงานในแต่ละวันได้ จะทำให้เรานั้นสามารถทำงานได้งานเป็นระบบ อาจะเริ่มจากการทำ To-Do-List ในแต่ละวัน หลังจากนั้นเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น ก็จะทำให้เราโฟกัสงานและเสร็จไปเป็นอย่าง ๆ แบบมีคุณภาพและเป็นไปตามเวลาที่เรากำหนด
ซึ่งการใช้ Google Calendar เราจะสามารถสร้าง Task ลงในปฎิทินของเราในแต่ละวันได้ สามารถดูตารางนัดประชุมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ได้ และเห็นภาพรวมงานที่เราจะต้องทำในแต่ละเดือนได้ อีกทั้งยังสามารถแจ้งเตือนล่วงหน้าได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยให้เราบริหารเวลาในการทำงานได้ดีมากขึ้น
ทริคที่ 2 Brainstorm หรือแชร์ไอเดียงานร่วมกับทีม
ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าปัจจุบันจะต้องมีการทำงานร่วมกันในหลาย ๆ ฝ่ายเพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพหรือบูรณาการ ซึ่งการมีเครื่องมือที่ดี ที่สะดวกสบาย สามารถแชร์ แก้ไข หรือ Feedback เอกสารได้แบบเรียลไทม์ ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการโหลดไฟล์ ก็จะสามารถ Support การทำงานร่วมกันได้อย่าง Productive มากขึ้น Google Docs, Sheets, Slides สามารถทำแบบนั้นได้ และทำงานสูงสุดถึง 100 คน ที่ Active พร้อมกัน โดยมีรายละเอียดในการติดตามชัดเจนว่าใครแก้ไขและเพิ่มเติมในส่วนไหนบ้าง ยืดหยุ่นต่อการทำงานอีกด้วย
ทริคที่ 3 ติดต่อสื่อสารกับคนในองค์กรให้ง่ายและเข้าใจตรงกัน
หลาย ๆ ครั้งที่เราจะต้องนัดประชุมหรือคุยงาน แล้วหากเราฟังมาไม่เข้าใจมากพอหรือเข้าใจผิด จะทำให้งานออกมาผิดพลาด เสียเวลานำกลับมาแก้ไขใหม่ จะสะดวกสบายมากขึ้นถ้าทุก ๆ คน สามารถมองเห็นภาพรวมของงานได้ตรงกันแม้ไม่ได้อยู่ด้วยกัน และสามารถสอบถามได้ทันทีที่มีข้อสงสัย Google Chat ที่สามารถแชทกับคนในองค์กรและส่งไฟล์ได้แบบออนไลน์ แต่ถ้าหากไม่ทันใจก็สามารถสร้างลิงค์และส่งให้ทุกคนเข้าร่วมประชุมออนไลน์ผ่าน Google Meet ได้ทันที รวมถึงพรีเซนต์งานให้กับลูกค้า โดยที่ไม่ต้องเดินทางก็ยังได้ ทั้งนี้ฟีเจอร์ทั้ง 2 อัน ยังอยู่ใน Gmail ที่สามารถคลิกเข้าไปใช้งานทั้ง 2 อย่างนี้ได้เลย ไม่ต้องสลับหน้าจอไปมา เรียกได้ว่าง่าย ไม่ซับซ้อนและสะดวกต่อการทำงานมากขึ้น
ทริคที่ 4 วันหยุดที่ควรหยุดจริง ๆ
ในวันหยุดที่เราต้องหยุด ก็ควรที่จะพักให้สมองเราได้รีเซตใหม่ เพื่อให้พร้อมกับการทำงานและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง และหากมีเพื่อนร่วมงานต้องการขอไฟล์ เราก็ไม่ต้องสละเวลาช่วงพักผ่อนของเราไป หากเราเอางานแชร์ไว้ใน Drive ที่ใครก็ตามสามารถเข้าไปดูงานได้ตลอดเวลา ไม่ต้องทักและรอเราให้เสียเวลา เพียงเท่านี้ก็จะทำให้คนอื่น ๆ Work ต่อได้ไม่สะดุด หรือหากจำเป็นที่ต้องทำงานแบบกระทันหัน G Suite ซึ่งเป็นระบบ Cloud ก็สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ หากคุณลาพักร้อนไปเที่ยวทะเล เพียงแค่ยกสมาร์ทโฟนมาก็ทำงานได้ หรือจะติดตามแบบเรียลไทม์ก็ทำได้เช่นกัน
เพียงทริคเล็ก ๆ เหล่านี้ก็จะทำให้การทำงานของคุณมี Productive มากขึ้น และมันจะดีกว่าไหม? ถ้ามีเครื่องมือที่สามารถ Support การทำงานให้ Productive ได้จริง ๆ
ซึ่งทุกคนสามารถใช้ G Suite ที่จะช่วยให้การทำงานมี Productive มากขึ้นและเรียนรู้ฟีเจอร์เพิ่มเติมได้ที่นี่
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
