หากพูดถึงโปรแกรมที่ช่วยจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล แน่นอนว่าหนึ่งในสุดยอดโปรแกรมนั้นก็คือ Google Sheets ในค่ายของ G Suite by Google ที่เป็นตัวช่วยดีๆกับการจัดการข้อมูลมหาศาล ที่มาพร้อมกับ AI ที่เป็นอีกหนึ่งแรงที่ช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
หลายท่านจะพอเห็นหน้าตามาผ่านๆบ้าง หรือถ้าไม่เคย มาทำความรู้จักกันก่อน ที่ >> Google Sheets คืออะไร หากทำความรู้จักแล้ว เราไปดูเหตุผลว่าทำไมธุรกิจของคุณควรใช้ Google Sheets กันเลย
1. ข้อมูลของคุณจะเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ
แน่นอนว่าเมื่อคุณพิมพ์หรือใส่ข้อมูลอะไรลงไปใน Google Sheets แล้ว ข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกให้เป็นล่าสุดเสมอ เพราะ Google Sheets จะทำการ Save งานให้เลยอัตโนมัติ แบบพิมพ์ปุ๊บเซฟปั๊บ (auto save) ไม่ต้องกังวลว่าปิดเครื่องคอมพ์แล้วลืม save งาน หรือ โน้ตบุ๊คแบตหมดก็ดับไปเลยดื้อๆ นอกจากนี้เราสามารถเลือกได้ว่า ต้องการใช้งานในรูปแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ก็ได้เช่นกัน
2. ใช้ระบบอัจริยะ AI เพื่อช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลรวดเร็วมากขึ้น
Google Sheets ช่วยคุณได้มากในการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยระบบอัจริยะ (AI) คุณสามารถกรอกคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณอยากรู้ AI จะตอบกลับเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย และคำนวณผลการวิเคราะก์ให้คุณอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ AI ใน Google Sheets ยังสามารถสร้างแผนภูมิรูปแบบต่างๆ หรือตารางสำเร็จรูปให้คุณ เพื่อนำไปทำรายงานผลต่อได้ โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งทำเองเลย
3. ปกป้องการแชร์ข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
Google ก็มีฟีเจอร์ที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแชร์ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ซึ่งใน Google Sheets คุณก็สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ที่เราจะแชร์ไปว่า ต้องการให้เขาดูได้อย่างเดียว (View only) แก้ไขได้ (Edit) หรือแสดงความคิดเห็น (Comment) โดยสามารถเลือกกดได้ในปุ่ม Share ที่อยู่ด้านบนขวามือของหน้าต่าง Google Sheets
4. ทำงานในแบบที่คุณคุ้นเคย
Google Sheets หน้าตาคล้ายๆกับ Microsoft Excel ที่คุณคุ้นเคย เพราะฉะนั้นจึงมั่นใจได้ว่าการใช้งานจะคล้ายๆกัยหมด และ Google Sheets ยังถูกออกแบบหน้าตาให้ดู minimal อีกด้วย
คุณสามารถจัดการข้อมูลในตาราง สร้างดร็อปดาวน์รายการต่างๆด้วยฟังก์ชัน “Data Validation” หรือจะทำหัวข้อด้านบนสุดของ Sheets ไม่ให้ขยับเขยื้อนได้ด้วย “Freeze Header” ก็สามารถทำได้เช่นกัน
นอกจากนี้ Sheets ยังมาสามารถเปิดดูได้ทั้งแบบออนไลน์และแบบออฟไลน์ ไม่ว่าจะเป็นบนเว็บเบราเซอร์ หรือผ่านแอปพลิเคชัน ทั้งระบบ Android และ IOS
5. ให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย (Collaboration)
หากไฟล์นั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการทำร่วมกับผู้อื่น ต่อไปนี้ เมื่อคุณหันมาใช้ Google Sheets คุณไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ไปมากับผู้อื่นอีกเลย เพราะ การทำงานด้วย G Suite จะเน้นให้คุณทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ลดเวลาการทำงานมากขึ้น ลดความเสี่ยงข้อมูลผิดพลาดหรือการตกหล่นของข้อมูลจากการส่งไฟล์กันไปมา เพียงแค่คุณแชร์ไฟล์ให้กับผู้เกี่ยวข้องกับไฟล์นั้น ก็จะสามารถแก้ไขไฟล์พร้อมกันได้เลย แบบ Real-Time โดยเฉพาะอย่างยิ่งไฟล์ที่มีการเก็บข้อมูลเยอะๆ และแถมมีตัวเลขมหาศาลอีกต่างหาก Google Sheets เอาอยู่เเน่นอน
G Suite มีผลิตภัณฑ์อีกมากมายที่ช่วยการทำงานของธุรกิจคุณให้ดียิ่งขึ้น
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
