สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ขณะนี้ เริ่มเข้าสู่ภาวะวิกฤติเป็นที่เรียบร้อย บริษัทต่างๆ เริ่มให้พนักงานทำงานที่บ้าน (Work from home) เพื่อหลีกเลี่ยงการเดินทางที่เสี่ยงต่อการติดเชื้อ รวมถึงในบางกรณี พนักงานที่ต้องมีการกักตัวก็จะยังสามารถทำงานจากที่บ้านได้ เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไป
อ่านบทความเพิ่มเติม: ตัวอยู่บ้าน แต่งานไปต่อได้ Work from home with G Suite
แน่นอนว่าในสถานการณ์วิกฤติเช่นนี้ย่อมส่งผลกระทบต่อหลายๆ ด้าน โดยเฉพาะการจัดงานที่ต้องมีการชุมนุมกัน รวมถึงการจัดประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีสำหรับบริษัทที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ซึ่งเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่น่าสนใจเลยทีเดียว ทางทีมงานของเรามีโอกาสได้พูดคุยกับผู้บริหารจากบริษัทแห่งหนึ่ง เกี่ยวกับปัญหาในการจัดประชุมผู้ถือหุ้นบริษัทประจำปีที่กำลังจะใกล้เข้ามาในช่วงวิกฤติ COVID-19 เช่นนี้ โดยปัญหาหลักที่พบคือ
- มีวิธีใดบ้างที่ทำให้สามารถจัดประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีได้ โดยไม่ต้องให้ผู้เข้าร่วมเดินทางเข้ามาประชุมที่บริษัท
- จะตรวจสอบผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้อย่างไร
- ลงคะแนนเสียงในที่ประชุมอย่างไร และต้องสามารถตรวจสอบได้
เราจึงมีไอเดียในการจัดประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ด้วย Google G Suite ซึ่งเป็นชุดแอปพลิเคชันที่ Google ออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา จึงสามารถตอบโจทย์ปัญหาที่ได้กล่าวมาข้างต้น
1. สร้างบัญชี Gmail ที่ตรวจสอบได้
ความพิเศษของ Gmail ใน G Suite คือ ความปลอดภัย สามารถใช้ชื่ออีเมลที่เป็นชื่อโดเมนบริษัทได้ (เช่น you@yourcompany.com) ความสามารถในการตรวจสอบ และจัดการบัญชีทั้งหมดภายในโดเมน ไม่ว่าจะเป็นเพิ่ม ลบ และอื่นๆ ก็สามารถทำได้จาก Admin Console
โดยการให้ทางบริษัทที่จัดประชุมผู้ถือหุ้นสร้างที่อยู่อีเมล และส่งพาสเวิร์ดผ่าน OTP ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และใช้ที่อยู่อีเมลนี้ในการลงทะเบียน ล็อกอินเข้าชมการประชุมออนไลน์ และลงคะแนนเสียงต่อไป ซึ่งสามารถตอบโจทย์ปัญหาในการตรวจสอบผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้
2. เข้าร่วมประชุมออนไลน์ด้วย Youtube Live/ Hangouts Meet
G Suite มีเครื่องมือที่ช่วยให้การประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็สามารถร่วมประชุมได้ด้วย Youtube Live ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้แบบเรียลไทม์ สามารถใช้ API เพื่อดึงสไลด์นำเสนอขึ้นสู่หน้าจอ และเมื่อการประชุมจบลงก็ยังสามารถรับชมย้อนหลังได้
อีกวิธีหนึ่งคือใช้ Hangouts Meet ซึ่งรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 250 บัญชี ในแพ็คเกจ Enterprise (จำนวนผู้เข้าร่วมขึ้นอยู่กับแต่ละแพ็คเกจ) และยังสามารถบันทึกการประชุมได้ ไฟล์จะถูกเก็บไว้ใน Google Drive สำหรับ Hangouts Meet ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะสามารถได้ยินเสียงของกันและกันได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับทางบริษัทจะนำวิธีใดไปปรับใช้ให้เหมาะสม
ข่าวดี Google เปิดโอกาสให้ลูกค้า G Suite สามารถใช้งาน Hangouts Meet ในแพ็คเกจ Enterprise ซึ่งเป็นแพ็คเกจสูงสุดแบบเต็มประสิทธิภาพได้ฟรี ถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2563 อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
3. ลงคะแนนเสียงออนไลน์ด้วย Forms+Sheets
เมื่อต้องการลงคะแนนเสียงในที่ประชุม สามารถสร้างแบบฟอร์มลงคะแนนตามมติต่างๆ ด้วย Google Forms ซึ่งสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงแบบฟอร์มนี้ได้เฉพาะบัญชีที่อยู่ในโดเมน ดังนั้นผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Gmail ที่บริษัทกำหนดให้เท่านั้น จึงจะสามารถเข้าใช้ Forms ได้
และยังสามารถตั้งค่าให้แบบฟอร์มซิงค์เข้ากับ Spreadsheet ได้ ดังนั้นเมื่อมีผลโหวตซับมิทเข้ามา จะถูกเก็บไว้ใน Sheets แบบเรียลไทม์ พร้อมชื่อบัญชีอีเมล และเวลาที่กดซับมิท (Timestamp) ง่ายต่อการวัดผลและตรวจสอบต่อไป
อย่างที่ Google คอยเน้นย้ำจุดเด่นของ G Suite อยู่เสมอว่าเป็นชุดแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลาได้อย่างปลอดภัย ดังนั้น G Suite จึงเป็นอีกหนึ่งโซลูชันที่น่าสนใจ และตอบโจทย์นโยบาย Work from home ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Work from home สบายๆ สไตล์ G Suite
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ของ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
