แชร์ประสบการณ์ จัดงานสัมมนาออนไลน์ด้วย YouTube Live
สำหรับสถานการณ์แห่งปี 2020 ที่เราทุกคนกำลังประสบอยู่ในขณะนี้และคงจะเป็นที่จดจำไปอีกนานคงหนีไม่พ้นเรื่องของการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินชีวิตของชาวมนุษย์เงินเดือนเป็นอย่างมาก เรามาถึงยุคที่เรารู้สึกระแวงกันเอง การเดินทางไปยังที่ต่าง ๆ ก็ต้องมีการป้องกันตัวเองให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจ ธุรกิจหลายประเภทหยุดชะงัก ทำให้หลาย ๆ บริษัทต้องหามาตรการและทางออกที่ดีที่สุดเพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินอยู่ได้แม้ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นใจเช่นนี้
สำหรับผมที่มีหน้าที่ในการจัดงานสัมมนาให้กับลูกค้าของทางบริษัท Demeter ICT ก็เป็นอีกคนที่ต้องหาทางออกเช่นกัน เนื่องจากงานสัมมนาสำหรับลูกค้าเป็นบริการหลังการขายที่ทางบริษัทประสงค์ที่จะให้ลูกค้าได้ใช้งานผลิตภัณฑ์ G Suite ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ปรึกษาหารือเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดงานสัมมนา เนื่องจากสถานการณ์ COVID-19
ในส่วนของความคิดเห็นที่มาจากการปรึกษาหารือทั้งนอกและในองค์กรแตกออกเป็นหลายแบบ บางกลุ่มเห็นว่าควรจะ “เลื่อนงานออกไปก่อน” ในขณะที่บางกลุ่มเห็นว่าควร “ยกเลิกไปเลย” แต่ด้วยความที่การสัมมนาที่ผมจะจัดขึ้น เป็นสิ่งที่ผมได้สื่อสารและสัญญากับลูกค้าไปแล้วว่าจะมีการจัดสัมมนาให้กับลูกค้าในทุกไตรมาส การตัดสินใจของผมซึ่งเป็นผู้จัดงานจึงอาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และความเชื่อมั่นขององค์กร ผมจึงตัดสินใจที่จะจัดงานสัมมนาตามเดิม แต่ได้นำเทคโนโลยีใกล้ตัวเข้ามาช่วยในการจัดสัมมนาในครั้งนี้
ในที่ประชุมผมได้บอกกับทีมงานว่า “ผมไม่รู้เหมือนกันว่าลูกค้าจะให้ความสนใจในการสัมมนาออนไลน์มากน้อยแค่ไหน แต่ผมอยากจัดงานสัมมนาให้ลูกค้าตามสัญญา และอยากทดลองเหมือนกันว่าจะเป็นอย่างไร ในเมื่อเรามีเทคโนโลยีและผลิตภัณฑ์ที่เราได้ให้บริการเองอยู่แล้ว เราต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นว่ามันมีประโยชน์และใช้ได้จริง เราต้องเริ่มใช้ก่อนจึงจะบอกลูกค้าได้อย่างเต็มปากว่าของเราดีจริง” ด้วยเหตุนี้เองจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนจากงานสัมมนาที่จัดแบบ Workshop มาเป็นรูปแบบออนไลน์แทน ด้วยระยะเวลาการเตรียมตัวไม่ถึงสัปดาห์
ตัดสินใจจัดงานสัมมนาออนไลน์กับ YouTube Live
โดยในการจัดงานสัมมนาออนไลน์ในครั้งนี้เราได้ใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “YouTube Live” ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ของ Google เช่นกัน หลาย ๆ ท่านถามผมว่าทำไมไม่ใช้ Live Streaming ใน Hangouts Meet ที่ Google ให้ใช้ฟรีโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย แต่เนื่องจาก Live Streaming ใน Hangouts Meet รองรับเฉพาะอีเมลผู้ใช้งานภายในองค์กรเดียวกันเท่านั้น จึงเป็นที่เห็นพ้องต้องกันว่า YouTube Live ตอบโจทย์กับการใช้งานและกลุ่มเป้าหมายของเราที่สุด
เตรียมความพร้อมให้เป๊ะก่อนวัน Live จริง
ในการเตรียมความพร้อมของการจัดงานสัมมนาออนไลน์ในครั้งนี้แบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ คือ ความพร้อมด้านเครื่องมือ ความพร้อมด้านเนื้อหา และความพร้อมด้านผู้บรรยาย
ความพร้อมด้านเครื่องมือ
หลังจากตัดสินใจใช้ YouTube Live ทีมงานได้ทดลอง Live Streaming เพื่อตรวจสอบในเรื่องของภาพและเสียง รวมถึงทดสอบอินเทอร์เน็ตว่ามีความเร็วมากพอที่จะรองรับการ Live Streaming ในครั้งนี้ว่ามีปัญหาในส่วนใดหรือไม่ และเราก็พบว่าในการบรรยายจำเป็นต้องมีการแชร์หน้าจอในส่วนของสไลด์ประกอบการบรรยาย จึงต้องหาเครื่องมือเข้ามาช่วยในด้านนี้ และเป็นเรื่องที่โชคดีจริง ๆ เมื่อมีน้องในทีมมีประสบการณ์ในการทำ Game Streaming เราจึงได้ใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า “OBS Studio” เข้ามาช่วยตามคำแนะนำของน้องในทีมนั่นเอง โดยเจ้า OBS Studio นั้นเป็นเครื่องมือที่เปิดให้ดาวน์โหลดฟรี ใช้ในการบันทึกวิดีโอ และ Live Streaming ด้วยการเชื่อมต่อกับ YouTube Live ง่าย ๆ เพียงนำ Streaming key ใน Youtube มาเชื่อมต่อกับ OBS Studio เท่านี้ก็สามารถใช้งานได้ทันที
ข้อดีที่เราได้สัมผัสกับ OBS Studio นี้นอกจากการเชื่อมต่อจะสะดวกรวดเร็วแล้ว เรายังสามารถแสดงภาพและเสียงจากอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ามาได้ เช่น เราต้องการให้มีหน้าของผู้บรรยายปรากฏขึ้น เราก็สามารถเชื่อมต่อให้ภาพจากกล้อง Webcam ของเครื่องคอมพิวเตอร์มาแสดงผลได้ตามขนาดและตำแหน่งที่เราต้องการได้ รวมถึงหากต้องการให้แสดงเป็นหน้าจอในส่วนของสไลด์ Presentation ก็ทำได้เช่นกัน
ความพร้อมด้านผู้บรรยาย
สำหรับหัวข้อนี้เป็นหัวข้อที่ยากที่สุดก็ว่าได้ เพราะสมาชิกส่วนใหญ่ในทีมไม่มีประสบการณ์ในการ Live Streaming ผ่าน YouTube Live มาก่อน อีกทั้งยังต้องมีการปรับการบรรยาย ทั้งในส่วนของเนื้อหาและการใช้น้ำเสียงขึ้นลงให้มีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น ผมและทีมงานใช้เวลาซ้อมกันถึง 3 ครั้งด้วยกัน ในการซ้อมครั้งแรกจะเห็นได้ชัดว่าทุกคนมีความเคอะเขินเมื่อต้องพูดคนเดียวกับหน้าจอคอมพิวเตอร์ เราก็ได้ใช้วิธีการให้ทุกคนในทีม Comment ซึ่งกันและกัน ว่าในแต่ละคนควรปรับตรงไหนบ้าง ไม่ว่าจะเป็นการพูดให้ช้าลง พูดดังขึ้นออกเสียงให้ชัด และความเป็นธรรมชาติ ส่วนปัญหาในเรื่องของการบรรยายคนเดียว เราแก้ด้วยการให้มีลูกคู่หรือบรรยายแบบคู่ มีการรับ-ส่งระหว่างกัน ซึ่งช่วยลดความตรึงเครียดและทำให้ผู้บรรยายผ่อนคลายมากยิ่งขึ้น
ในส่วนของการซ้อมครั้งที่ 2 และ 3 ก็ซ้อมในสิ่งที่ทุกคนได้รับคำแนะนำจากการซ้อมครั้งที่ 1 มาปรับแก้ไข และเราจะเน้นไปที่การให้ผู้บรรยายมีความคุ้นเคยกับเครื่องมือที่นำมาใช้ รวมไปถึงทำความเข้าใจในเรื่องของการรันคิว ว่าใครต้องเข้าบรรยายตอนไหน จะมีภาพหรือสไลด์ใดขึ้นก่อนเสมือนตอนจัดในวันจริง เพื่อให้ทุกคนเกิดความคุ้นชินและให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด
วัน Live จริงกับ Youtube Live สัมมานาออนไลน์ครั้งแรกของ Demeter ICT
เมื่อถึงวันจริงจากทีมงานที่พกความมั่นใจมาเต็มร้อย ทุกคนต่างก็แสดงความตื่นเต้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะเมื่อเราเริ่มทำการ Live ทุกคนจะต้องเข้าสู่อีกบทบาทหนึ่งทันที
เมื่อถึงเวลาพิธีกรคนเก่งได้เริ่มดำเนินงานสัมมนาออนไลน์อย่างฉะฉาน (ทั้ง ๆ ที่ตอนก่อนเริ่มมีอาการตื่นเต้นออกมาชัดเจน) เราเริ่มดำเนินการสัมมนากันเหมือนตอนซ้อม เมื่อการบรรยายจบลง ทุกคนสามารถหายใจได้ทั่วท้องมากขึ้น การที่เรามีคู่บรรยายทำให้เราสามารถโต้ตอบและรับส่งกันได้ ทำให้งานสนุกสนานมากขึ้น อีกทั้งผู้เข้าชมให้ความสนใจในการร่วมกิจกรรมตอบคำถามชิงรางวัลกันเป็นอย่างดี
การจัดสัมมนาออนไลน์ในครั้งนี้ถือว่าเป็นครั้งแรกของพวกเรา กับเวลาเตรียมงานที่มีไม่ถึงสัปดาห์ แต่ก็ยังได้รับเสียงตอบรับที่ดีจากลูกค้า โดยมีลูกค้าให้ความสนใจเข้าชมมากถึง 80% ของอีเมลเชิญทั้งหมดที่ถูกส่งไป และลูกค้าหลาย ๆ ท่านอยากให้เราจัดงานในรูปแบบออนไลน์แบบนี้อีก ด้วยความตั้งใจของทีมงานและลูกค้าที่น่ารักของเราให้ความร่วมมือเป็นอย่างดีทำให้ทีมงานได้รับกำลังใจที่เต็มเปี่ยม และพวกเราสัญญาว่าจะจัดงานดี ๆ แบบนี้อีกแน่นอนครับ สำหรับท่านใดที่กำลังหาทางออกในการเลี่ยงการจัดงานที่ต้องมีการรวมตัวของคนมาก ๆ ลองนำวิธีนี้ไปประยุกต์ใช้จัดงานต่าง ๆ แบบออนไลน์กันดูนะครับ
Wichaya Jongcharoen
Vice President of
Google Solution Consultant
DEMETER ICT
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
